CoSourcing im Personalwesen — nachhaltig, flexibel und integrierend
HR und Lohnbuchhaltung sind längst keine Randfunktionen mehr. In zahlreichen Unternehmen steigen die Anforderungen dramatisch: Mitarbeiter arbeiten remote, Geschäftsmodelle haben internationale Komponenten, gesetzliche Vorschriften sind komplexer und digitale Tools müssen integriert werden. All das verlangt HR-Lösungen, die nicht nur kurzfristig entlasten, sondern langfristig tragfähig und anpassungsfähig sind.
In this environment are often discussed four models:
- Outsourcing
- Arbeitnehmerüberlassung
- Kooperation mit Freelancern
- CoSourcing
This article like this ansätze, is the focus on cosourcing and shows based an real customer example with the financeAds International GmbH, how coSourcing in the practice can work — both as long-term partnership as also with interimistic flexibility.
The classical models: Stärken, Schwächen, Einsatzbereiche
Outsourcing: Efficiency — but often with control loss
Beim Outsourcing werden bestimmte Aufgaben oder Prozesse dauerhaft an externe Dienstleister übertragen. Viele Unternehmen wählen diesen Weg, wenn interne Kapazitäten fehlen oder die Steigerung der Effizienz im Fokus steht. The advantage is clear in special knowledge and standardised operations. Jedoch ergeben sich auch deutliche Nachteile:
Stärken:
- Externe Fachexpertise, etwa bei internationalen Steuer- oder Compliance-Themen
- Standardisierte Prozesse mit klaren Verantwortlichkeiten
- Entlastung interner Ressourcen — vor allem bei fehlender HR-Infrastruktur
Schwänke:
- Control about processes goes lost, strategic control is dificent
- Dienstleister setzen oft eigene Standards, die nicht optimal zur Unternehmenskultur passen
- Knowledge and improvement processes flow not systematisch back in company („Blackbox effect“)
- Anpassungen und individuelle Anforderungen sind oft aufwändig
In Germany only is the market volume of HR services in the Outsourcing area by current data round 5,6 Milliarden Euro im Jahr 2025.
Arbeitnehmerüberlassung: Kurzfristige Hilfe — with risk
The worker overlassung allows a external staff, temporary limited in company. This solution eignet sich besonders für Personalengpässe oder Vertretungen, etwa in der Elternzeit.
Benefits:
- Schnelle Verfügbarkeit bei Bedarf
- Integration in bestehende Abläufe möglich
Nights:
- Wissen und Verantwortung liegen häufig nur bei dieser einen Person
- Bei Ausfall oder Weggang entsteht (wieder) eine Lücke
- Eine langfristige Weiterentwicklung bleibt meist aus
- The use end often, before nachhaltig structures are established
Freier Mitarbeiter: Spezialwissen punktuell nutzbar — aber wenig Kontinuität
Freelancer werden eingesetzt, wenn punktuell Fachwissen gebraucht wird — etwa zur Einführung eines HR-Tools oder für die Prozessberatung.
Benefits:
- Hohe Flexibilität und schnelle Einsatzmöglichkeit
- Spezialkenntnisse dort, wo sie gebraucht werden
Nights:
- Kein dauerhaftes Engagement — Support endet oft nach Projektabschluss
- Also here - bei Ausfall oder Weggang entsteht eine Lücke
- Langfristige Betreuung und interne Kontinuität sind schwer gewährleistet, da das Risiko der Scheinselbständigkeit entsteht
CoSourcing: Das integrierte Hybridmodell mit Teamvorteil
CoSourcing verbindet externe Expertise mit interner Steuerung. Der Schlüssel liegt darin, nicht einfach Aufgaben zu übertragen, sondern gemeinsam Prozesse gestalten and building knowledge. In einem gut gestalteten Cosourcing-Modell (insbesondere in der Teamstruktur) ergeben sich die folgenden Kennzeichen:
- Team statt Einzelperson — Wissen und Vertretung sind kollektiv abgesichert
- Interner Controller bleibt bestehen — Strategien, Kultur und Entscheidungen bleiben bei Ihnen
- Gemeinsame Prozesse und Dokumentation — Prozesse werden kooperativ definiert und laufend optimiert
- Flexible Einsatzformen — works both as Interim support as also long-term assistance
- Growth fähig — das Modell skaliert mit dem Unternehmen
- Built-in knowledge transfer — Learning, Overgabe and Improvement are part of the systems
This is CoSourcing no „leichtes Outsourcing“, but an real partnership — operativ, strategisch und nachhaltig.
Fallstudie: Langzeit-CoSourcing Zusammenarbeit mit financeAds
Context & Outpoint
Anzeigen zum Thema Finanzen International GmbH is a international agierender provider for performance marketing solutions in financial sector and betreut Banken, Versicherungen und FinTechs in ganz Europa. Das Unternehmen beschäftigt aktuell etwa 20 Mitarbeiter, arbeitet überwiegend remote und unterhält zusätzlich ein Büro in Berlin. Seither the gründung of KUNO, we accompany financeAds continuous — and the special: already since 2016 we work eng and partnership with the business management of financeAds together.
The company provided by no own HR-department — all HR processes are in enger agreement between KUNO, the business management and support employees internal. Also übernehmen wir die Funktion einer vollwertigen HR-Abteilung im Cosourcing-Modell.
Unser Leistungsumfang für financeAds entlang des Mitarbeiterlebenszyklus
Einstellungsprozess und Vertragswesen:
Wenngleich ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, beginnen wir unsere Arbeit mit der Auswahl des passenden Vertragsmodells. The business management provides us the frame data, and we implement the complete contract order including testing legal standards and possible benefits. Also themen wie Visa, Relocation oder Sonderregelungen greifen wir proaktiv an und stimmen uns eng mit den jeweiligen Personen ab.
Einarbeitung:
The onboarding new employees is in enger agreement with financeAds. We support the organization of welcome termins, provide access to tools like Personio, provide relevant documents, create information materials and koordinieren with Payroll and internal staff. Desweiteren übernehmen wir die Kommunikation mit neuen Mitarbeitern vor dem Start und sorgen für einen reibungslosen Start in das Arbeitsverhältnis.
Erfolgschecks & Probezeitgespräche:
Also after the onboarding we stay used: We set Reminders for feedback and probetime gespräche and advice by needs to adjustments, extension or structures changes.
Mitarbeiterbeziehungen und Personalunterstützung
Wir übernehmen die vollständige Personaladministration — unter anderem über das Tool Personio — and are both the management as as the employees as central operational place for all personalrelated services. Dazu gehören Themen wie Mutterschutz, Sonderurlaub, Elternzeit oder Sozialleistungen. Also in komplexeren Fällen, etwa im Zusammenhang mit dem Aufenthaltsrecht oder arbeitsrechtlichen Sonderkonstellationen, beraten wir lösungsorientiert, pragmatisch und bei Bedarf in enger Abstimmung mit externen Fachkanzleien. Unser Ziel ist es, durch kontinuierliche Kommunikation, Zuverlässigkeit und Transparenz einen echten Mehrwert zu schaffen — sowohl für das Management als auch für das Team.
Lohnbuchhaltung
The monatliche Lohnabrechnung erfolgt vollständig durch unser internes Payroll-Team und wird in enger Abstimmung mit dem von FinanceAds eingesetzten HR-Team umgesetzt. The HR-team verantwortet die strukturierte Vor- und Nachbereitung der Abrechnungsprozesse — einschließlich der Erfassung aller lohnrelevanten Daten, Prüfung und Überweisung an das Payroll-Team sowie der Kontrolle nach erfolgter Abrechnung. Bei Änderungen, etwa bei Sachbezügen, neuen Vertragsmodellen oder steuerrechtlichen Anpassungen, erfolgt eine proaktive Kommunikation an die Geschäftsführung sowie bei direktem Bedarf an den beteiligten Mitarbeitern. Rückfragen zu Abrechnungen oder Bescheinigungen werden zeitnah und individuell beantwortet. Durch die eingespielte Zusammenarbeit zwischen Personalabteilung und Gehaltsabrechnung entsteht ein durchgängiger, fehlerhafter und skalierbarer Prozess — ohne Reibungsverluste oder Informationslücken.
Aussteigen:
In Fallen eines Austritts stellen wir die entsprechenden Kündigungsschreiben bereit, unterstützen bei der finalen Kommunikation mit dem Team und erstellen auf Wunsch individuelle Zeugnisse oder Bescheinigungen.
Communication & Structure
The business management by financeAds is in regular exchange with us — most in a two wöchentlichen rhythmus. Ein wertvoller Raum für strategische Themen, Feedback oder operative Abstimmungen. Mitarbeiter können sich jederzeit über eine zentrale E-Mail-Adresse an das KUNO-Team wenden. Through our team structure is always a main contact and a representation — that provides for continuity and failure security.
Effect & Feedback
The cooperation with financeAds show example how cosourcing also without internal hr-department works — dauerhaft, zuverlässig und eingebunden in alle Prozesse. Unser strukturierter Ansatz, gepaart mit persönlicher Kommunikation, ermöglicht nicht nur reibungslose Abläufe, sondern auch eine hohe Zufriedenheit im Team.
Ein Zitat aus dem Feedback der Geschäftsleitung:
„Die Zusammenarbeit mit dem KUNO-Team hat unsere Personalabteilung grundlegend verändert. Sie profitieren von einem ganzen Expertenteam, nicht nur von einem einzigen Ansprechpartner. Sie kommunizieren proaktiv, sind zuverlässig in ihren Prozessen und bringen stets eine lösungsorientierte Denkweise mit — egal, ob es sich um alltägliche Themen oder um komplexere Herausforderungen handelt. “
financeAds International GmbH zeigt, dass CoSourcing nicht nur temporär, sondern als nachhaltiges Modell funktionieren kann — individuell angepasst, effizient im Ablauf und partnerschaftlich miteinander.
Kostennutzungen & strategische Überlegungen
The decision, ob HR-Aufgaben intern oder extern im Cosourcing-Modell bearbeitet werden, hängt für viele Unternehmen auch von wirtschaftlichen und strategischen Überlegungen ab. Interne HR-Strukturen bringen in der Regel feste Kosten mit sich: Gehälter für Fachkräfte, Rekrutierungskosten, Systeminvestitionen, Lizenzen und regelmäßige Weiterbildungen. These operating applications can present an significant stress, especially for smaller companies or in growth phase — and during the flexibility.
Ein Cosourcing-Team wird dagegen bedarfsbezogen eingesetzt und kann deutlich effizienter gesteuert werden. The access on a individual expert team, that is regularly agreed and relevant tasks, reduced the classic risks that in individual persons — including failure times, knowledge or delays.
Hinzu kommt der technologische Hebel: In vielen Cosourcing-Modellen sind moderne HR- und Gehaltsabrechnungstools direkt integriert. Automation, strukturierte Prozesse und digitale Workflows führen zu Zeitersparnis, geringerer Fehleranfälligkeit und mehr Klarheit. Gerade bei komplexen Themen wie Lohnabrechnung, Sozialversicherung oder rechtlichen Sonderfällen schützt ein erfahrenes Team aktiv vor Rückfragen, Nachzahlungen oder Compliance-Risiken.
For business management means: less operation belastung, more strategic freiraum — and a clear planable cost model, that is an actual needs.
Compensation of models in overview
The decision for the suitable support model is strong by the own framework, the required grade of integration and the long-term strategy from. Um die Unterschiede klarer einzuordnen, lohnt es sich, einen Blick auf die gängigsten Modelle im Vergleich zu werfen:
Nur für wachsende Unternehmen oder solche, die bewusst gegen eine interne HR-Abteilung entscheiden, ist Cosourcing ein Model, das mit den Anforderungen wächst — und dabei die Qualität, Effizienz und Teamstruktur dauerhaft sichert.
Fazit und Ausblick zur weiteren Fallstudien
CoSourcing is not just an middle way — it is an strategisch durchdachte alternative to reiner Auslagerung. Es bringt Effizienz, Nähe, Fachkenntnis und Kontrolle in Einklang. The long cooperation with Anzeigen zum Thema Finanzen International shows example how cosourcing can work in einer langfristigen, vertrauensvollen Partnerschaft — eng verzahnt mit der Geschäftsführung, ohne eigene HR-Abteilung, und dennoch mit professioneller Struktur und hoher Verlässlichkeit.
In weiteren Blogbeiträgen werden wir zusätzliche Einblicke geben: Wie sieht CoSourcing aus, wenn bereits eine interne HR-Abteilung vorhanden ist? How works the cooperation in a international company with different time zonen? Und wie kann CoSourcing auch interimistisch oder projektbasiert eingesetzt werden, etwa zur Tool-Einführung oder als Begleitung bei strukturellen Veränderungen?
Wir zeigen anhand konkreter Beispiele aus unserer Praxis, wie vielfältig und anpassungsfähig dieses Modell sein kann — und welche Einsatzmöglichkeiten es gibt.
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