CoSourcing für One-Person-HR: Wenn eine Rolle viele Hüte trägt – und warum Unterstützung den Unterschied macht

CoSourcing für One-Person-HR: Wenn eine Rolle viele Hüte trägt – und warum Unterstützung den Unterschied macht

In vielen Unternehmen gibt es genau eine HR-Person. Eine Rolle, die offiziell für HR zuständig ist – und inoffiziell für vieles mehr.

Administrative HR-Arbeit, Recruiting, Onboardings, Mitarbeitergespräche, Personalentwicklung, die HR-Roadmap sowie die enge Abstimmung mit der Geschäftsführung. Dazu kommen häufig Themen, die „einfach mitlaufen“: Office-Management, Postbearbeitung, Event-Koordination, Reiseorganisation, Assistenz- oder Sekretariatsaufgaben für die Geschäftsführung.

All das ist kein Ausnahmefall, sondern gelebte Realität – insbesondere in Start-ups, Scale-ups und kleineren Organisationen. Und genau hier zeigt sich, wie hilfreich CoSourcing sein kann: nicht als Ersatz, sondern als Entlastung, Sparring und zusätzliche Unterstützung, um alle Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten.

Was CoSourcing grundsätzlich bedeutet und wie es sich von Outsourcing oder Interimslösungen unterscheidet, haben wir bereits in einem separaten Blogartikel beschrieben. Dieser Beitrag fokussiert sich bewusst auf ein sehr häufiges Szenario: die Zusammenarbeit mit One-Person-HR-Rollen.

Die Realität der One-Person-HR-Rolle: Mehr als nur HR

One-Woman- oder One-Man-HR-Setups entstehen oft aus pragmatischen Gründen. Die Organisation wächst, Budgets sind begrenzt, Strukturen entwickeln sich schrittweise – und eine Person übernimmt Verantwortung für alles rund um People & Organisation.

Dabei ist wichtig festzuhalten: Dass eine Person nicht alles gleichzeitig abdecken kann, ist kein Defizit, sondern schlicht realistisch.

Denn diese Rolle vereint häufig:

• operative HR-Administration

• Recruiting und Onboarding

• Ansprechpartner:in für Mitarbeitende

• Sparring für Geschäftsführung und Führungskräfte

• Prozess- und Tool-Verantwortung

• Projektarbeit und Weiterentwicklung

• Koordination und Kommunikation mit externen Parteien wie Lohnbüros, Krankenkassen, Behörden oder Versicherungen

• zusätzliche Aufgaben wie Office-Management, Event-Organisation oder Assistenz- und Sekretariatsaufgaben für die Geschäftsführung

Das Aufgabenfeld ist breit, anspruchsvoll und dynamisch. Selbst mit sehr guter Organisation und viel Erfahrung stößt man hier irgendwann nicht fachlich, sondern kapazitativ an Grenzen.

Warum Sparring oft der wichtigste erste Schritt ist

In der Zusammenarbeit mit One-Person-HR-Rollen zeigt sich häufig: Es geht nicht sofort um operative Unterstützung. Sehr oft geht es zunächst darum, mit diesen Themen nicht allein zu sein.

Einen Raum zu haben, um Dinge laut auszusprechen. Eine zweite Perspektive zu bekommen. Jemanden, der mitdenkt, sortiert und strukturiert. Gerade wenn man allein in der Rolle ist, kreisen Themen oft lange im Kopf. Sobald sie ausgesprochen werden, entsteht Klarheit. Prioritäten ordnen sich neu, Lösungswege werden greifbarer.

Dieser Sparring-Aspekt ist ebenfalls ein zentraler Bestandteil von CoSourcing. Wie wertvoll dieser Austausch sein kann, wurde bei einem besonderen Event im Dezember sehr greifbar.

HR Collective & das erste HR Pop-Up Café

Vom 08.–11. Dezember fand in Berlin etwas statt, das es so zuvor noch nicht gegeben hatte: das HR Collective Pop-Up Café – das erste HR-Pop-Up-Format dieser Art, organisiert und veranstaltet von HR Collective. Kein klassisches Event, kein reines Panel, kein Frontalvortrag. Sondern ein temporärer Ort für Austausch, Gespräche und echtes Miteinander.

Neben offenen Gesprächsformaten gab es auch kleinere Workshops – von bewusst leichten, verbindenden Formaten wie Matcha- oder Barista-Sessions bis hin zu fachlichem Input, unter anderem von KUNO. Diese Mischung aus niedrigschwelligem Austausch, inhaltlicher Tiefe und persönlicher Begegnung hat den Rahmen geschaffen für genau die Gespräche, die im HR-Alltag oft zu kurz kommen.

Mandy und Sonja, Directors HR & Payroll bei KUNO, haben dort eine Live-Sprechstunde angeboten: One-on-One-Gespräche mit HR-Verantwortlichen, viele davon selbst in One-Person-Setups. Die Themen reichten von Priorisierung und Entscheidungsfindung über Onboardings und Payroll-Schnittstellen bis hin zur Frage, wie man den eigenen HR-Alltag langfristig tragfähig gestaltet.

Was diese Gespräche gezeigt haben: Austausch ist enorm wertvoll. Und gleichzeitig wurde deutlich, dass es Situationen gibt, in denen Austausch allein nicht ausreicht.

HR-Communities sind wertvoll – aber nicht immer ausreichend

Es gibt viele HR-Communities, Netzwerke und Austauschformate. Sie bieten Inspiration, Perspektiven und das wichtige Gefühl, nicht allein zu sein.

Gleichzeitig haben diese Formate natürliche Grenzen:

• sie sind zeitlich begrenzt

• sie bieten meist keine kontinuierliche Begleitung

• sie ersetzen keine operative Unterstützung

Manchmal braucht es mehr als Austausch. Manchmal braucht es jemanden, der hands-on unterstützt, Aufgaben übernimmt oder ganz konkret entlastet. Genau hier ergänzt CoSourcing Community-Formate sinnvoll – nicht als Ersatz, sondern als nächste Ebene der Unterstützung.

Woran man merkt, dass CoSourcing für One-Person-HR sinnvoll sein kann

In der Praxis zeigt sich der Bedarf nach Unterstützung selten an einem einzelnen Ereignis. Meist ist es eine Kombination aus vielen kleinen Signalen, die sich über die Zeit verdichten.

Strategische HR-Themen werden immer wieder verschoben, weil das Tagesgeschäft dominiert. Onboardings passieren „nebenbei“, Prozesse bleiben länger bestehen, als sie eigentlich sollten. Externe Abstimmungen – etwa mit Payroll-Anbietern, Krankenkassen oder Behörden – binden mehr Zeit als geplant und laufen parallel zu internen Themen, die ebenfalls Aufmerksamkeit erfordern.

Ein weiterer Aspekt, der in One-Person-HR-Setups häufig unterschätzt wird, ist die Abhängigkeit von einer einzelnen Person. Wenn diese Person krank ist, im Urlaub oder kurzfristig ausfällt, bleibt HR-Arbeit oft vollständig liegen – oder die Organisation muss sich kurzfristig und meist unstrukturiert selbst behelfen.

Für die HR-Person selbst bedeutet das häufig, dass nach der Rückkehr ein großer Rückstau wartet: liegengebliebene Anfragen, offene Themen, Prozesse, die zwischenzeitlich improvisiert wurden. Das erzeugt zusätzlichen Druck und macht Erholung oder Genesung im Nachhinein oft zunichte.

Gerade hier kann zusätzliche Unterstützung Stabilität schaffen – nicht als Ersatz, sondern als Absicherung, damit zentrale HR-Themen auch in Abwesenheiten weiterlaufen und Wissen nicht an einer einzigen Stelle gebündelt bleibt.

Hinzu kommt die Rolle als alleinige Ansprechperson: Entscheidungen müssen vorbereitet, Rückfragen beantwortet, Erwartungen gemanagt werden – oft ohne Sparring auf Augenhöhe. Viele HR-Verantwortliche wissen sehr genau, was notwendig wäre, haben aber nicht genug Kapazität, um alles gleichzeitig umzusetzen.

CoSourcing kann in genau solchen Situationen unterstützen: nicht, weil etwas nicht funktioniert, sondern weil zu viele Themen gleichzeitig gut funktionieren sollen.

Welche Alternativen gibt es – und wo liegen ihre Grenzen?

Gerade für Geschäftsführungen stellt sich häufig die Frage, wie eine One-Person-HR-Rolle sinnvoll unterstützt und entlastet werden kann.

Ein kurzer Überblick:

• Praktikant:innen können unterstützen, sind aber zeitlich begrenzt und benötigen intensive Einarbeitung.

• Werkstudent:innen bringen Engagement mit, stehen jedoch oft nur befristet zur Verfügung und fokussieren sich primär auf ihr Studium.

• Freelancer:innen können punktuell helfen, bleiben jedoch meist Ein-Personen-Lösungen ohne Vertretung oder Kontinuität.

• Feste Neueinstellungen sind sinnvoll, aber nicht immer realistisch – etwa bei schwankendem Bedarf oder begrenztem Budget.

CoSourcing bietet hier eine Alternative: den Zugriff auf ein ganzes Team, mit gebündeltem Wissen, Vertretungssicherheit und flexibler Skalierung – ohne langfristige Fixkosten.

Ein gemeinsamer Blick auf HR in wachsenden Organisationen

One-Person-HR-Rollen leisten enorm viel – häufig weit über das hinaus, was strukturell vorgesehen oder langfristig nachhaltig ist. Das liegt weniger an fehlender Kompetenz als an der Vielzahl an Themen, die in einer einzigen Rolle zusammenlaufen.

Gleichzeitig zeigt die Praxis: Unterstützung bedeutet nicht, dass etwas nicht funktioniert. Zusätzliche Perspektiven, operative Entlastung und fachliches Sparring tragen dazu bei, Qualität zu sichern, Wissen gezielt zu ergänzen und Arbeitsbelastung gesünder zu verteilen.

Gerade in wachsenden Organisationen kann CoSourcing helfen, HR-Arbeit stabil, wirksam und zukunftsfähig aufzustellen – ohne bestehende Rollen infrage zu stellen.

CoSourcing in der Praxis: Unterstützung ohne Kontrollverlust

In der Zusammenarbeit mit One-Person-HR-Rollen zeigt sich immer wieder, wie wichtig eine klare Rollenverteilung ist. CoSourcing bedeutet dabei nicht, Verantwortung abzugeben oder Entscheidungen auszulagern. Im Gegenteil: Die inhaltliche Steuerung bleibt bewusst bei der internen HR-Rolle.

Unsere Erfahrung zeigt, dass Unterstützung besonders dann wirksam ist, wenn sie flexibel, anschlussfähig und im Alltag gut integrierbar ist. In der Praxis heißt das: Wir ergänzen dort, wo operative Aufgaben Zeit binden, und stehen als Sparring-Partner zur Verfügung, wenn Themen sortiert, priorisiert oder weitergedacht werden müssen.

Typische Bereiche, in denen CoSourcing entlasten kann, sind unter anderem:

• administrative HR-Arbeit im Tagesgeschäft

• Vorbereitung und Begleitung von Onboardings

• Vertrags- und Dokumentenerstellung

• operative Unterstützung in Phasen hoher Auslastung

• Sparring bei Struktur-, Prozess- und Entwicklungsthemen

• Koordination an Schnittstellen, z. B. zur Payroll oder zu externen Partnern

Der Umfang der Unterstützung lässt sich dabei anpassen – je nach Phase, Projekt oder persönlicher Belastung. Gerade für One-Person-HR-Setups entsteht so zusätzliche Stabilität, ohne feste Strukturen vorzeitig ausbauen zu müssen.

Ein Blick nach vorn

CoSourcing kann für One-Woman- und One-Man-HR-Rollen ein echter Gamechanger sein: als Sparring, als zusätzliche Unterstützung und als Sicherheit im Alltag. Es schafft Raum, um operative Aufgaben abzugeben, Themen gemeinsam zu sortieren und den Blick wieder stärker auf das Wesentliche zurichten.

Gerade in Setups, in denen viele Verantwortlichkeiten in einer Rolle zusammenlaufen, kann CoSourcing dazu beitragen, Belastung zu reduzieren, Wissen breiteraufzustellen und Kontinuität sicherzustellen – auch in Phasen von Abwesenheit, Wachstum oder Veränderung. Nicht als Ersatz bestehender Rollen, sondern als ergänzende Struktur, die Flexibilität und Stabilität miteinander verbindet.

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