Kosten-Nutzen & strategische Überlegungen

Die Entscheidung, ob HR-Aufgaben intern aufgebaut oder extern im CoSourcing-Modell bearbeitet werden, hängt für viele Unternehmen auch von wirtschaftlichen und strategischen Überlegungen ab. Interne HR-Strukturen bringen in der Regel fixe Kosten mit sich: Gehälter für Fachkräfte, Kosten der Rekrutierung, Investitionen in Systeme, Lizenzen und regelmäßige Weiterbildungen. Diese laufenden Aufwendungen können insbesondere für kleinere Unternehmen oder in Wachstumsphasen eine erhebliche Belastung darstellen – und gleichzeitig die Flexibilität einschränken.

Ein CoSourcing-Team dagegen wird bedarfsbezogen eingesetzt und kann deutlich effizienter gesteuert werden. Der Zugriff auf ein eingespieltes Expertenteam, das sich regelmäßig abstimmt und relevante Aufgaben übernimmt, reduziert die typischen Risiken, die mit Einzelpersonen einhergehen – etwa Ausfallzeiten, Wissenslücken oder Verzögerungen.

Hinzu kommt der technologische Hebel: In vielen CoSourcing-Modellen sind moderne HR- und Payroll-Tools direkt mit eingebunden. Automatisierungen, strukturierte Prozesse und digitale Workflows führen zu Zeitersparnis, geringerer Fehleranfälligkeit und mehr Klarheit. Gerade bei komplexen Themen wie Lohnabrechnung, Sozialversicherung oder rechtlichen Sonderfällen schützt ein erfahrenes Team aktiv vor Rückfragen, Nachzahlungen oder Compliance-Risiken.

Für Geschäftsführungen bedeutet das: Weniger operative Belastung, mehr strategischer Freiraum – und ein klar planbares Kostenmodell, das sich am tatsächlichen Bedarf orientiert.

Digitale Unterstützung: Leapsome als HR-Partner

Im Webinar wurde außerdem gezeigt, wie ein modernes HR-Management-System wie Leapsome dazu beiträgt, Payroll-Prozesse zu vereinfachen.

Über zentrale Datenverwaltung, transparente Abwesenheitsübersichten und automatisierte Reports lassen sich Payroll-relevante Informationen deutlich effizienter managen. Besonders für wachsende Unternehmen ist das entscheidend, um Ordnung in den Datenfluss zu bringen.

👉 Mehr über Leapsome erfährst du hier: www.leapsome.com

Persönliche Haltung & Learnings

Erica gibt im Podcast auch persönliche Einblicke – etwa in ihr Familienleben und wie sich Berufs- und Privatleben gegenseitig prägen. Ein Leitgedanke lautet: Mut, Neues auszuprobieren – auch bei Unsicherheit. Ihre Frage:

„What’s the worst thing that can happen to me?“

wird zur Haltung.

Austausch, Selbstreflexion und der Blick auf Erfahrungen anderer sind für sie zentrale Treiber. Eines ihrer Lieblingszitate:

„Experience is what you get when you didn’t get what you wanted.“

Diese Haltung prägt nicht nur ihren Werdegang, sondern auch die Botschaft, die sie weitergibt: offen sein, Neues probieren, Quereinstiege zulassen und Fehler als wertvolle Erfahrung sehen.

6. Aufräumen in HR- und Payroll-Systemen

Während das operative Tagesgeschäft oft kaum Zeit lässt, ist das Jahresende eine gute Gelegenheit, in den eigenen Systemen Ordnung zu schaffen. Es geht nicht um theoretische Audits, sondern um pragmatische Aufräumarbeit.

In vielen HR Information Management Systemen und Payroll-Datenbanken sammeln sich im Laufe des Jahres unvollständige oder veraltete Einträge. Jetzt kann geprüft werden,

• ob alle relevanten Informationen gepflegt und aktuell sind,

• ob es Bereiche gibt, die im Alltag kaum genutzt werden und im neuen Jahr reduziert oder geschlossen werden können,

• und ob interne Strukturen oder Informationsfelder angepasst werden sollten, um das System schlanker und effizienter zu gestalten.

Auch der Blick auf Aufbewahrungsfristen und Löschrichtlinien ist sinnvoll: Welche personenbezogenen Daten dürfen oder müssen gelöscht werden? Welche Dokumente unterliegen noch Aufbewahrungspflichten? Wer hier regelmäßig prüft, vermeidet unnötige Datenspeicherung, wahrt Datenschutzvorgaben und spart langfristig Speicher- und Verwaltungskosten.

Fazit: Diese Aufräumarbeit schafft Ordnung, Klarheit und Datensicherheit. Sie spart Zeit im Folgejahr und sorgt dafür, dass HR- und Payroll-Prozesse auf einer sauberen, aktuellen Basis starten – ein kleiner Aufwand mit großer Wirkung.