Fazit und mehr dazu auf LinkedIn

Mentale Gesundheit ist in Remote-Teams keine „Zusatzaufgabe“, sondern ein zentrales Fundament. Wer sie ernst nimmt, stärkt nicht nur das Team – sondern auch die Leistungsfähigkeit und Innovationskraft des gesamten Unternehmens. Tools wie nilo machen es möglich, mentale Gesundheit auch digital erreichbar zu machen – professionell, vertraulich und flexibel. Was zählt, ist die Integration in den Alltag – nicht als Ausnahme, sondern als Standard.  

In unserer gemeinsamen LinkedIn-Serie mit nilo teilen wir neben dem oben aufgeführten Video weitere konkrete Einblicke in unsere Arbeit, unsere Haltung und unsere HR-Strukturen:  

• Einblick in die persönliche Nutzung von unserer Kollegin Yvonne
• One-Pager zu mentaler Gesundheit in remote arbeitenden Teams

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Welche Alternativen gibt es – und wo liegen ihre Grenzen?

Gerade für Geschäftsführungen stellt sich häufig die Frage, wie eine One-Person-HR-Rolle sinnvoll unterstützt und entlastet werden kann.

Ein kurzer Überblick:

• Praktikant:innen können unterstützen, sind aber zeitlich begrenzt und benötigen intensive Einarbeitung.

• Werkstudent:innen bringen Engagement mit, stehen jedoch oft nur befristet zur Verfügung und fokussieren sich primär auf ihr Studium.

• Freelancer:innen können punktuell helfen, bleiben jedoch meist Ein-Personen-Lösungen ohne Vertretung oder Kontinuität.

• Feste Neueinstellungen sind sinnvoll, aber nicht immer realistisch – etwa bei schwankendem Bedarf oder begrenztem Budget.

CoSourcing bietet hier eine Alternative: den Zugriff auf ein ganzes Team, mit gebündeltem Wissen, Vertretungssicherheit und flexibler Skalierung – ohne langfristige Fixkosten.

Typische Baustellen in der Praxis

In der Praxis zeigen sich häufig drei zentrale Herausforderungen:

• Fehlende oder uneinheitliche Vergütungslogiken

• Unzureichende Datenqualität in HR- und Payroll-Systemen

• Unsicherheit in der internen Kommunikation

Gerade der kommunikative Aspekt wird oft unterschätzt. Mehr Transparenz bedeutet nicht automatisch mehr Akzeptanz. Mitarbeitende werden Fragen stellen, Vergleiche ziehen und nachvollziehbare Erklärungen erwarten. HR übernimmt hier eine Übersetzungsrolle zwischen Zahlen, Systemen und gelebter Fairness.

Ein langfristiger Kulturindikator

Über die Jahre hat sich unser Heartbeat in alle Richtungen entwickelt – von Phasen mit negativen Werten, als wir durch turbulente Zeiten gingen, bis hin zu 100 % positiver Bewertung, als das Team besonders stabil und zufrieden war.

Diese Schwankungen sind kein Zeichen von Instabilität, sondern von Ehrlichkeit. Sie zeigen, dass der eNPS keine Momentaufnahme ist, sondern ein lebendiger Indikator für Teamkultur, Zusammenhalt und Vertrauen.

Ein stabil hoher eNPS über längere Zeit steht für ein gefestigtes Miteinander und nachhaltige Zufriedenheit. Ein plötzlicher Rückgang dagegen signalisiert Handlungsbedarf – und ermöglicht, früh gegenzusteuern. Genau darin liegt die Stärke des eNPS: Er macht sichtbar, wo es dem Unternehmen gutgeht, und wo Unterstützung gebraucht wird.

Das Statusfeststellungsverfahren in Kürze

Das Statusfeststellungsverfahren der Deutschen Rentenversicherung (DRV) ist ein offizielles Verfahren, um verbindlich zu klären, ob eine Tätigkeit selbstständig oder abhängig ist.

Ablauf in Kürze:

• Antrag durch Auftraggeber:in oder Auftragnehmer:in.

• Prüfung durch die DRV anhand von Unterlagen und tatsächlicher Zusammenarbeit.

• Schriftlicher Bescheid mit Bewertung.

• Möglichkeit zum Widerspruch bei Unstimmigkeiten.

Wichtig: Das Verfahren ist keine kurzfristige Prüfung, sondern ein formaler Prozess, der – abhängig von der Komplexität und Auslastung der DRV – mehrere Wochen bis hin zu einigen Monaten dauern kann. Unternehmen sollten diese Zeitspanne einplanen und die Ergebnisse abwarten, bevor sie langfristige Vertragsentscheidungen treffen.

Ein solches Verfahren ist besonders empfehlenswert bei langfristigen Kooperationen, neuen Rollen oder unklaren Vertragsverhältnissen.

Kosten-Nutzen & strategische Überlegungen

Die Entscheidung, ob HR-Aufgaben intern aufgebaut oder extern im CoSourcing-Modell bearbeitet werden, hängt für viele Unternehmen auch von wirtschaftlichen und strategischen Überlegungen ab. Interne HR-Strukturen bringen in der Regel fixe Kosten mit sich: Gehälter für Fachkräfte, Kosten der Rekrutierung, Investitionen in Systeme, Lizenzen und regelmäßige Weiterbildungen. Diese laufenden Aufwendungen können insbesondere für kleinere Unternehmen oder in Wachstumsphasen eine erhebliche Belastung darstellen – und gleichzeitig die Flexibilität einschränken.

Ein CoSourcing-Team dagegen wird bedarfsbezogen eingesetzt und kann deutlich effizienter gesteuert werden. Der Zugriff auf ein eingespieltes Expertenteam, das sich regelmäßig abstimmt und relevante Aufgaben übernimmt, reduziert die typischen Risiken, die mit Einzelpersonen einhergehen – etwa Ausfallzeiten, Wissenslücken oder Verzögerungen.

Hinzu kommt der technologische Hebel: In vielen CoSourcing-Modellen sind moderne HR- und Payroll-Tools direkt mit eingebunden. Automatisierungen, strukturierte Prozesse und digitale Workflows führen zu Zeitersparnis, geringerer Fehleranfälligkeit und mehr Klarheit. Gerade bei komplexen Themen wie Lohnabrechnung, Sozialversicherung oder rechtlichen Sonderfällen schützt ein erfahrenes Team aktiv vor Rückfragen, Nachzahlungen oder Compliance-Risiken.

Für Geschäftsführungen bedeutet das: Weniger operative Belastung, mehr strategischer Freiraum – und ein klar planbares Kostenmodell, das sich am tatsächlichen Bedarf orientiert.

6. Aufräumen in HR- und Payroll-Systemen

Während das operative Tagesgeschäft oft kaum Zeit lässt, ist das Jahresende eine gute Gelegenheit, in den eigenen Systemen Ordnung zu schaffen. Es geht nicht um theoretische Audits, sondern um pragmatische Aufräumarbeit.

In vielen HR Information Management Systemen und Payroll-Datenbanken sammeln sich im Laufe des Jahres unvollständige oder veraltete Einträge. Jetzt kann geprüft werden,

• ob alle relevanten Informationen gepflegt und aktuell sind,

• ob es Bereiche gibt, die im Alltag kaum genutzt werden und im neuen Jahr reduziert oder geschlossen werden können,

• und ob interne Strukturen oder Informationsfelder angepasst werden sollten, um das System schlanker und effizienter zu gestalten.

Auch der Blick auf Aufbewahrungsfristen und Löschrichtlinien ist sinnvoll: Welche personenbezogenen Daten dürfen oder müssen gelöscht werden? Welche Dokumente unterliegen noch Aufbewahrungspflichten? Wer hier regelmäßig prüft, vermeidet unnötige Datenspeicherung, wahrt Datenschutzvorgaben und spart langfristig Speicher- und Verwaltungskosten.

Fazit: Diese Aufräumarbeit schafft Ordnung, Klarheit und Datensicherheit. Sie spart Zeit im Folgejahr und sorgt dafür, dass HR- und Payroll-Prozesse auf einer sauberen, aktuellen Basis starten – ein kleiner Aufwand mit großer Wirkung.

Digitale Unterstützung: Leapsome als HR-Partner

Im Webinar wurde außerdem gezeigt, wie ein modernes HR-Management-System wie Leapsome dazu beiträgt, Payroll-Prozesse zu vereinfachen.

Über zentrale Datenverwaltung, transparente Abwesenheitsübersichten und automatisierte Reports lassen sich Payroll-relevante Informationen deutlich effizienter managen. Besonders für wachsende Unternehmen ist das entscheidend, um Ordnung in den Datenfluss zu bringen.

👉 Mehr über Leapsome erfährst du hier: www.leapsome.com

Persönliche Haltung & Learnings

Erica gibt im Podcast auch persönliche Einblicke – etwa in ihr Familienleben und wie sich Berufs- und Privatleben gegenseitig prägen. Ein Leitgedanke lautet: Mut, Neues auszuprobieren – auch bei Unsicherheit. Ihre Frage:

„What’s the worst thing that can happen to me?“

wird zur Haltung.

Austausch, Selbstreflexion und der Blick auf Erfahrungen anderer sind für sie zentrale Treiber. Eines ihrer Lieblingszitate:

„Experience is what you get when you didn’t get what you wanted.“

Diese Haltung prägt nicht nur ihren Werdegang, sondern auch die Botschaft, die sie weitergibt: offen sein, Neues probieren, Quereinstiege zulassen und Fehler als wertvolle Erfahrung sehen.