KUNO gehört zu Berlins „Top-Arbeitgeber:innen 2025“

Heute: Digitale bAV-Plattformen

Inzwischen gibt es spezialisierte Partner, die bAV als integrierten Service anbieten, zum Beispiel Insurancy.

Diese Anbieter kombinieren:

• digitale Beratung
• transparente Vergleichsmodelle
• Mitarbeitenden-Kommunikation
• Verwaltungsplattform
• Unterstützung bei Onboarding und Offboarding
• Schnittstellen zur Payroll

Das bedeutet: HR muss nicht mehr jede Vertragsänderung einzeln koordinieren.

Für HR-Teams und Mitarbeitende ergeben sich daraus mehrere praktische Vorteile:

• Entlastung von HR
  Kommunikation, Beratung und Vertragsmanagement laufen strukturiert über eine Plattform.
• Transparenz für Mitarbeitende
  Digitale Dashboards schaffen Klarheit über Beiträge und Prognosen.
• Standardisierte Prozesse
  Weniger individuelle Sonderlösungen, mehr Systematik.
• Compliance-Sicherheit
  Dokumentation und Arbeitgeberzuschuss werden sauber abgebildet.
• Skalierbarkeit
  Gerade bei wachsenden Teams entscheidend.

Trotz dieser Vorteile bleibt ein wichtiger Punkt bestehen: Die Verantwortung für die betriebliche Altersversorgung liegt weiterhin beim Arbeitgeber.

Auch bei der Nutzung einer Plattform gilt:

• Der Arbeitgeber ist Vertragspartner.
• Die korrekte Umsetzung in der Payroll liegt intern oder beim Payroll-Dienstleister.
• Haftungsfragen können nicht vollständig ausgelagert werden.

Deshalb braucht es intern klare Zuständigkeiten und eine abgestimmte Zusammenarbeit zwischen HR, Finance und Payroll.

6. Aufräumen in HR- und Payroll-Systemen

Während das operative Tagesgeschäft oft kaum Zeit lässt, ist das Jahresende eine gute Gelegenheit, in den eigenen Systemen Ordnung zu schaffen. Es geht nicht um theoretische Audits, sondern um pragmatische Aufräumarbeit.

In vielen HR Information Management Systemen und Payroll-Datenbanken sammeln sich im Laufe des Jahres unvollständige oder veraltete Einträge. Jetzt kann geprüft werden,

• ob alle relevanten Informationen gepflegt und aktuell sind,

• ob es Bereiche gibt, die im Alltag kaum genutzt werden und im neuen Jahr reduziert oder geschlossen werden können,

• und ob interne Strukturen oder Informationsfelder angepasst werden sollten, um das System schlanker und effizienter zu gestalten.

Auch der Blick auf Aufbewahrungsfristen und Löschrichtlinien ist sinnvoll: Welche personenbezogenen Daten dürfen oder müssen gelöscht werden? Welche Dokumente unterliegen noch Aufbewahrungspflichten? Wer hier regelmäßig prüft, vermeidet unnötige Datenspeicherung, wahrt Datenschutzvorgaben und spart langfristig Speicher- und Verwaltungskosten.

Fazit: Diese Aufräumarbeit schafft Ordnung, Klarheit und Datensicherheit. Sie spart Zeit im Folgejahr und sorgt dafür, dass HR- und Payroll-Prozesse auf einer sauberen, aktuellen Basis starten – ein kleiner Aufwand mit großer Wirkung.