CoSourcing im HR – nachhaltig, flexibel und integrierend
HR und Lohnbuchhaltung sind längst keine Randfunktionen mehr. In zahlreichen Unternehmen steigen die Anforderungen dramatisch: Mitarbeitende arbeiten remote, Geschäftsmodelle haben internationale Komponenten, gesetzliche Vorgaben werden komplexer und digitale Tools müssen integriert werden. All das verlangt HRLösungen, die nicht nur kurzfristig entlasten, sondern langfristig tragfähig und anpassungsfähig sind.
In diesem Umfeld werden häufig vier Modelle diskutiert:
- Outsourcing
- Arbeitnehmerüberlassung
- FreelancerKooperation
- CoSourcing
Dieser Artikel vergleicht diese Ansätze, legt den Fokus auf CoSourcing und zeigt anhand eines realen Kundenbeispiels mit der financeAds International GmbH, wie CoSourcing in der Praxis funktionieren kann – sowohl als langfristige Partnerschaft als auch mit interimistischer Flexibilität.
Die klassischen Modelle: Stärken, Schwächen, Einsatzbereiche
Outsourcing: Effizienz – aber häufig mit Kontrollverlust
Beim Outsourcing werden bestimmte Aufgaben oder Prozesse dauerhaft an externe Dienstleister übertragen. Viele Unternehmen wählen diesen Weg, wenn interne Kapazitäten fehlen oder Effizienzsteigerung im Fokus steht. Der Vorteil liegt klar in Spezialwissen und standardisierten Abläufen. Allerdings ergeben sich auch deutliche Nachteile:
Stärken:
- Externe Fachexpertise, etwa bei internationalen Steuer oder ComplianceThemen
- Standardisierte Prozesse mit klaren Verantwortlichkeiten
- Entlastung interner Ressourcen – vor allem bei fehlender HRInfrastruktur
Schwächen:
- Kontrolle über Prozesse geht verloren, strategische Steuerung wird schwieriger
- Dienstleister setzen oftmals eigene Standards, die nicht optimal zur Unternehmenskultur passen
- Wissen und Verbesserungsprozesse fließen nicht systematisch zurück ins Unternehmen („BlackBoxEffekt“)
- Anpassungen und individuelle Anforderungen sind oft aufwändig
In Deutschland allein beträgt das Marktvolumen der HRDienstleistungen im OutsourcingBereich nach aktuellen Daten rund 5,6 Milliarden Euro im Jahr 2025.
Arbeitnehmerüberlassung: Kurzfristige Hilfe – mit Risiko
Die Arbeitnehmerüberlassung ermöglicht eine externe Fachkraft, zeitlich begrenzt ins Unternehmen einzubinden. Diese Lösung eignet sich besonders bei Personalengpässen oder Vertretungen, etwa in Elternzeit.
Vorteile:
- Schnelle Verfügbarkeit bei Bedarf
- Integration in bestehende Abläufe möglich
Nachteile:
- Wissen und Verantwortung liegen häufig nur bei dieser einen Person
- Bei Ausfall oder Weggang entsteht (wieder) eine Lücke
- Eine langfristige Weiterentwicklung bleibt meist aus
- Der Einsatz endet oft, bevor nachhaltige Strukturen etabliert sind
Freelancer: Spezialwissen punktuell nutzbar – aber wenig Kontinuität
Freelancer werden eingesetzt, wenn punktuell Spezialwissen gebraucht wird – etwa zur Einführung eines HRTools oder für die Prozessberatung.
Vorteile:
- Hohe Flexibilität und schnelle Einsatzmöglichkeit
- Spezialisierte Kenntnisse dort, wo sie gebraucht werden
Nachteile:
- Kein dauerhaftes Engagement – Betreuung endet oft nach Projektabschluss
- Auch hier - bei Ausfall oder Weggang entsteht eine Lücke
- Langfristige Betreuung und interne Kontinuität sind schwer sicherzustellen, da das Risiko der Scheinselbständigkeit entsteht
CoSourcing: Das integrierte Hybridmodell mit Teamvorteil
CoSourcing verbindet die externe Expertise mit interner Steuerung. Der Schlüssel liegt darin, nicht einfach Aufgaben abzugeben, sondern gemeinsam Prozesse zu gestalten und Wissen aufzubauen. In einem gut gestalteten CoSourcingModell (insbesondere in Teamstruktur) ergeben sich folgende Kennzeichen:
- Team statt Einzelperson – Wissen und Vertretung sind kollektiv abgesichert
- Interne Steuerung bleibt bestehen – Strategie, Kultur und Entscheidungen bleiben bei Ihnen
- Gemeinsame Prozesse und Dokumentation – Abläufe werden kooperativ definiert und laufend optimiert
- Flexible Einsatzformen – funktioniert sowohl als Interim-Unterstützung als auch langfristige Begleitung
- Wachstumsfähig – das Modell skaliert mit dem Unternehmen mit
- Eingebauter Wissenstransfer – Lernen, Übergabe und Verbesserung sind Teil des Systems
Damit ist CoSourcing kein „leichtes Outsourcing“, sondern eine echte Partnerschaft – operativ, strategisch und nachhaltig.
Case Study: Langjährige CoSourcing Zusammenarbeit mit financeAds
Kontext & Ausgangspunkt
financeAds International GmbH ist ein international agierender Anbieter für Performance-Marketing-Lösungen im Finanzbereich und betreut Banken, Versicherungen und FinTechs in ganz Europa. Das Unternehmen beschäftigt aktuell etwa 20 Mitarbeitende, arbeitet überwiegend remote und unterhält zusätzlich ein Büro in Berlin. Seit der Gründung von KUNO begleiten wir financeAds durchgängig – und das Besondere: Bereits seit 2016 arbeiten wir eng und partnerschaftlich mit der Geschäftsführung von financeAds zusammen.
Das Unternehmen verfügt über keine eigene HR-Abteilung – alle HRProzesse werden in enger Abstimmung zwischen KUNO, der Geschäftsführung und unterstützenden Mitarbeitenden intern koordiniert. Damit übernehmen wir im CoSourcing-Modell die Funktion einer vollwertigen HR-Abteilung.
Unser Leistungsumfang für financeAds entlang des Employee Lifecycles
Hiringprozess und Vertragswesen:
Sobald ein neuer Mitarbeitender eingestellt werden soll, beginnt unsere Arbeit mit der Auswahl des passenden Vertragsmodells. Die Geschäftsführung übermittelt uns die Rahmendaten, und wir übernehmen die vollständige Vertragserstellung inklusive Prüfung arbeitsrechtlicher Standards und möglicher Benefits. Auch Themen wie Visa, Relocation oder Sonderregelungen greifen wir proaktiv auf und stimmen uns eng mit den betreffenden Personen ab.
Onboarding:
Das Onboarding neuer Mitarbeitender erfolgt in enger Abstimmung mit financeAds. Wir unterstützen die Organisation von Begrüßungsterminen, stellen Zugang zu Tools wie Personio bereit, übermitteln relevante Unterlagen, gestalten Informationsmaterialien und koordinieren mit Payroll und internen Ansprechpersonen. Zusätzlich übernehmen wir die Kommunikation mit neuen Mitarbeitenden vor dem Start und sorgen für einen reibungslosen Start in das Arbeitsverhältnis.
Performance Checks & Probezeitgespräche:
Auch nach dem Onboarding bleiben wir eng eingebunden: Wir setzen Erinnerungen für Feedback- und Probezeitgespräche und beraten bei Bedarf zu Anpassungen, Verlängerungen oder strukturellen Veränderungen.
Employee Relations & HR Support
Wir übernehmen die vollständige HR-Administration – unter anderem über das Tool Personio – und stehen sowohl der Geschäftsführung als auch den Mitarbeitenden als zentrale Anlaufstelle für alle personalbezogenen Anliegen zur Verfügung. Dazu zählen Themen wie Mutterschutz, Sonderurlaub, Elternzeit oder Benefits. Auch in komplexeren Fällen, etwa im Zusammenhang mit dem Aufenthaltsrecht oder arbeitsrechtlichen Sonderkonstellationen, beraten wir lösungsorientiert, pragmatisch und bei Bedarf in enger Abstimmung mit externen Fachkanzleien. Unser Ziel ist es, durch kontinuierliche Kommunikation, Verlässlichkeit und Transparenz einen echten Mehrwert zu schaffen – sowohl für das Management als auch für das Team.
Lohnbuchhaltung
Die monatliche Lohnabrechnung erfolgt vollständig durch unser internes Payroll-Team und wird in enger Abstimmung mit dem bei financeAds eingesetzten HR-Team umgesetzt. Das HR-Team verantwortet die strukturierte Vor- und Nachbereitung der Abrechnungsprozesse – inklusive Sammlung aller lohnrelevanten Daten, Prüfung und Übergabe an das Payroll-Team sowie Kontrolle nach erfolgter Abrechnung. Bei Änderungen, etwa bei Sachbezügen, neuen Vertragsmodellen oder steuerrechtlichen Anpassungen, erfolgt eine proaktive Kommunikation an die Geschäftsführung sowie bei Bedarf direkt an betroffene Mitarbeitende. Rückfragen zu Abrechnungen oder Bescheinigungen werden zeitnah und individuell beantwortet. Durch die eingespielte Zusammenarbeit zwischen HR und Payroll entsteht ein durchgängiger, fehlerarmer und skalierbarer Prozess – ohne Reibungsverluste oder Informationslücken.
Offboarding:
Im Falle eines Austritts stellen wir ordnungsgemäße Kündigungsschreiben bereit, unterstützen bei der finalen Kommunikation mit dem Team und erstellen auf Wunsch individuelle Zeugnisse oder Bescheinigungen.
Kommunikation & Struktur
Die Geschäftsführung von financeAds steht im regelmäßigen Austausch mit uns – meist in einem zweiwöchentlichen Rhythmus. Ein wertvoller Raum für strategische Themen, Feedback oder operative Abstimmungen. Mitarbeitende können sich jederzeit über eine zentrale E-Mail-Adresse an das KUNO-Team wenden. Durch unsere Teamstruktur gibt es stets eine Hauptansprechperson sowie eine Vertretung – das sorgt für Kontinuität und Ausfallsicherheit.
Wirkung & Feedback
Die Zusammenarbeit mit financeAds zeigt exemplarisch, wie CoSourcing auch ohne interne HR-Abteilung funktioniert – dauerhaft, verlässlich und eingebunden in alle Prozesse. Unser strukturierter Ansatz, gepaart mit persönlicher Kommunikation, ermöglicht nicht nur reibungslose Abläufe, sondern auch eine hohe Zufriedenheit im Team.
Ein Zitat aus dem Feedback der Geschäftsführung:
„Working with the KUNO team has been a game-changer for our HR operations. You get the benefit of a whole team of experts, not just a single point of contact. They are proactive in their communication, reliable in their processes, and always bring a solution-oriented mindset to the table – whether it's day-to-day topics or more complex challenges.“
financeAds International GmbH zeigt, dass CoSourcing nicht nur temporär, sondern als nachhaltiges Modell funktionieren kann – individuell angepasst, effizient im Ablauf und partnerschaftlich im Miteinander.
Kosten-Nutzen & strategische Überlegungen
Die Entscheidung, ob HR-Aufgaben intern aufgebaut oder extern im CoSourcing-Modell bearbeitet werden, hängt für viele Unternehmen auch von wirtschaftlichen und strategischen Überlegungen ab. Interne HR-Strukturen bringen in der Regel fixe Kosten mit sich: Gehälter für Fachkräfte, Kosten der Rekrutierung, Investitionen in Systeme, Lizenzen und regelmäßige Weiterbildungen. Diese laufenden Aufwendungen können insbesondere für kleinere Unternehmen oder in Wachstumsphasen eine erhebliche Belastung darstellen – und gleichzeitig die Flexibilität einschränken.
Ein CoSourcing-Team dagegen wird bedarfsbezogen eingesetzt und kann deutlich effizienter gesteuert werden. Der Zugriff auf ein eingespieltes Expertenteam, das sich regelmäßig abstimmt und relevante Aufgaben übernimmt, reduziert die typischen Risiken, die mit Einzelpersonen einhergehen – etwa Ausfallzeiten, Wissenslücken oder Verzögerungen.
Hinzu kommt der technologische Hebel: In vielen CoSourcing-Modellen sind moderne HR- und Payroll-Tools direkt mit eingebunden. Automatisierungen, strukturierte Prozesse und digitale Workflows führen zu Zeitersparnis, geringerer Fehleranfälligkeit und mehr Klarheit. Gerade bei komplexen Themen wie Lohnabrechnung, Sozialversicherung oder rechtlichen Sonderfällen schützt ein erfahrenes Team aktiv vor Rückfragen, Nachzahlungen oder Compliance-Risiken.
Für Geschäftsführungen bedeutet das: Weniger operative Belastung, mehr strategischer Freiraum – und ein klar planbares Kostenmodell, das sich am tatsächlichen Bedarf orientiert.
Vergleich der Modelle im Überblick
Die Entscheidung für das passende Unterstützungsmodell hängt stark von den eigenen Rahmenbedingungen, dem gewünschten Grad an Integration und der langfristigen Strategie ab. Um die Unterschiede klarer einzuordnen, lohnt sich ein Blick auf die gängigsten Modelle im Vergleich:
Gerade für wachsende Unternehmen oder solche, die sich bewusst gegen eine interne HR-Abteilung entscheiden, ist CoSourcing ein Modell, das mit den Anforderungen mitwächst – und dabei die Qualität, Effizienz und Teamstruktur dauerhaft sichert.
Fazit und Ausblick zur weiteren Case Studies
CoSourcing ist nicht einfach ein Mittelweg – es ist eine strategisch durchdachte Alternative zu reiner Auslagerung. Es bringt Effizienz, Nähe, Fachkenntnis und Kontrolle in Einklang. Die langjährige Zusammenarbeit mit financeAds International GmbH zeigt exemplarisch wie CoSourcing in einer langfristigen, vertrauensvollen Partnerschaft funktionieren kann – eng verzahnt mit der Geschäftsführung, ohne eigene HR-Abteilung, und dennoch mit professioneller Struktur und hoher Verlässlichkeit.
In weiteren Blogbeiträgen werden wir zusätzliche Einblicke geben: Wie sieht CoSourcing aus, wenn bereits eine interne HR-Abteilung vorhanden ist? Wie funktioniert die Zusammenarbeit in einem internationalen Unternehmen mit unterschiedlichen Zeitzonen? Und wie kann CoSourcing auch interimistisch oder projektbasiert eingesetzt werden, etwa zur Tool-Einführung oder als Begleitung bei strukturellen Veränderungen?
Wir zeigen anhand konkreter Beispiele aus unserer Praxis, wie vielfältig und anpassungsfähig dieses Modell sein kann – und welche Einsatzmöglichkeiten es gibt.
👉 Wenn du künftig keinen Beitrag verpassen möchtest, empfehlen wir die Anmeldung zu unserem Newsletter – hier halten wir dich regelmäßig über neue Artikel, Best Practices und Insights aus dem KUNO-Alltag auf dem Laufenden.
👉 Möchtest du besprechen, wie Co-Sourcing in deinem Unternehmen eingesetzt werden kann? Dann kontaktiere uns oder buche direkt einen Termin.
