Jahresendspurt in HR & Payroll – was 2025 jetzt noch wichtig ist

Jahresendspurt in HR & Payroll – was 2025 jetzt noch wichtig ist

Wenn sich das Jahr dem Ende zuneigt, beginnt im HR- und Payroll-Bereich eine intensive Phase. Während in manch anderen Abteilungen langsam Projekte zu Ende geführt werden, bedeutet das letzte Quartal für HR & Payroll: Daten prüfen, Fristen einhalten, Systeme updaten, Budgets planen und Weichen für das neue Jahr stellen.

Wer jetzt mit Struktur arbeitet, schafft sich nicht nur einen geordneten Abschluss, sondern legt den Grundstein für ein reibungsloseres, strategisch starkes Jahr 2026. In diesem Beitrag fassen ein paar der wichtigsten Themen zusammen – mit konkreten Fristen, aktuellen Werten, Beispielen aus der Praxis und strategischem Weitblick.

1. Bonus- und Sonderzahlungen rechtzeitig planen

Der Dezember ist traditionell der Monat für Sonderzahlungen. Bonusprogramme, Weihnachtsgeld oder Inflationsprämien – all das sollte vor dem Jahreswechsel klar definiert und rechtzeitig in der Payroll berücksichtigt sein.

Wichtig ist das Zuflussprinzip: Zahlungen, die Mitarbeitende für das Jahr 2025 erhalten, müssen auch 2025 zugeflossen sein, um steuerlich korrekt zugeordnet zu werden. Erfolgt die Zahlung erst im Januar,  muss im Januar des Folgejahres auf die Beachtung des Entstehungsprinzips geachtet werden, damit eine korrekte steuerliche Berücksichtigung erfolgt.  

Praxisbeispiel: Die Bonusauszahlung wird auf Januar 2026 verschoben, um Liquidität zu schonen. Das führt jedoch häufig zu Irritationen bei Mitarbeitenden und kann zu einer höheren Steuerlast führen, wenn die Zahlung steuerrechtlich dem Folgejahr (Zuflussprinzip) und nicht dem Jahr zugeordnet wird, in dem der Anspruch entstanden ist (Entstehungsprinzip). Eine frühzeitige Abstimmung mit Finance und Payroll sowie klare Kommunikation im Vorfeld helfen, solche Situationen zu vermeiden.

Kurz-Check:

• Alle Bonus- und Sonderzahlungen identifizieren

• Auszahlungstermine mit Finance und Payroll abstimmen

• Mitarbeitende transparent über Zeitpunkt und Höhe informieren

Strategisch ist es sinnvoll, Bonusmechanismen gleich in die HR Budget- und Benefitplanung 2026 (siehe Punkt 8) einzubinden. So können Regelungen langfristig wirken und bleiben nachvollziehbar.

2. Offene Urlaubstage und Resturlaubsregelung prüfen

Urlaubsstände gehören zu den Themen, die oft erst zu Jahresbeginn auffallen. In Deutschland wird zwischen dem gesetzlichen Mindesturlaub, der in der Regel bis 31. Dezember genommen werden muss, und einem möglichen vertraglichen Zusatzurlaub unterschieden. Eine Übertragung des gesetzlichen Urlaubs in das Folgejahr ist nur in Ausnahmefällen möglich – etwa bei betrieblichen Gründen, Krankheit oder Mutterschutz – und muss dann bis spätestens 31. März erfolgen.

 Unabhängig davon, welche Regelungen im Unternehmen gelten, lohnt es sich, die Urlaubsstände noch im Dezember zu prüfen. Denn je mehr Resturlaubstage ins neue Jahr übertragen werden, desto höher fallen die Urlaubsrückstellungen in der Finanzbuchhaltung aus. Ein rechtzeitiger Abgleich hilft, unnötige Rückstellungen zu vermeiden und sorgt für Klarheit zwischen HR, Payroll und Finance.

Praxisbeispiel: Im Januar wird festgestellt, dass deutlich mehr Resturlaubstage, als erwartet ins neue Jahr übertragen werden müssen. Das führt zu zusätzlichem Abstimmungsaufwand zwischen HR, Payroll und Finance sowie zu einer entsprechend höheren Urlaubsrückstellung in der Finanzbuchhaltung. Solche ungeplanten Rückstellungen können das Jahresergebnis beeinflussen – ein rechtzeitiger Abgleich im Dezember hilft, Überraschungen zu vermeiden und finanzielle Transparenz zu schaffen. ‍

Tipp: Jetzt einen Urlaubsreport aus dem HR-System ziehen, mit Führungskräften abstimmen und Mitarbeitende über verbleibende Tage informieren. Gleichzeitig kann die Urlaubsplanung für Q1 2026 angestoßen werden, damit Vertretungen frühzeitig geplant sind.

Pro-Tipp: Am besten gleich eine Erinnerung vor dem 31. März 2026 einplanen, um nochmals zu prüfen, welche Resturlaubstage tatsächlich aufgebraucht wurden. So können Mitarbeitende rechtzeitig informiert werden, dass ihre Resturlaubstage nach diesem Datum verfallen – das verhindert Missverständnisse und beugt unnötigen Nachfragen vor.

3. Steuerliche Prüfung von Benefits und Zuschüssen zum Jahresende

Im Rahmen der Jahresabschlussvorbereitungen sollten Unternehmen nicht nur auf laufende Gehaltsbestandteile, sondern auch auf steuerlich relevante Zusatzleistungen achten. Dazu zählen steuerfreie Zuschüsse (z. B. Energie-, Mobilitäts- oder Essenszuschüsse) ebenso wie pauschalversteuerte Sachbezüge, Geschenke oder Team-Events.

Diese Leistungen müssen bis Jahresende im Lohnsystem korrekt erfasst und ggf. der Steuerberatung gemeldet werden, um eine saubere Zuordnung im Jahresabschluss sicherzustellen. Gerade bei Aufmerksamkeiten, Gutscheinen oder Sachzuwendungen wird leicht übersehen, dass sie der Pauschalversteuerung nach § 37b EStG unterliegen.

Unternehmen, die ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung intern oder über externe Dienstleister steuern, sollten hier besonders sorgfältig vorgehen – Rückrechnungen im neuen Jahr sind aufwendig und vermeiden sich leicht durch frühzeitige Abstimmung.

Fazit: Wer steuerfreie und pauschalversteuerte Leistungen am Jahresende einmal gesamthaft prüft, schafft Transparenz, minimiert Nacharbeiten und kann zugleich prüfen, welche Benefits im neuen Jahr fortgeführt oder angepasst werden sollten.

4. Sozialversicherungs- und Steuergrenzen 2026

Ab dem 1. Januar 2026 gelten neue Beitragsbemessungsgrenzen. Diese betreffen alle Unternehmen, unabhängig von Größe oder Branche, und sind besonders wichtig für Gehaltsabrechnungen im oberen Einkommensbereich.

• Beitragsbemessungsgrenze Kranken- und Pflegeversicherung: 69.750 € jährlich bzw. 5.812,50 € monatlich

• Beitragsbemessungsgrenze Renten- und Arbeitslosenversicherung: 101.400 € jährlich bzw. 8.450 € monatlich

Unternehmen mit Mitarbeitenden in verschiedenen Bundesländern sollten beide Werte im Payroll-System hinterlegen. Besonders bei Remote-Teams oder hybriden Modellen ist entscheidend, dass der tatsächliche Beschäftigungsort korrekt gepflegt ist, da er über die anzuwendende Grenze entscheidet.

Mitarbeitende mit Gehältern in der Nähe dieser Werte sollten informiert werden, da sich ihre Abzüge leicht verändern können. Das schafft Transparenz und vermeidet Rückfragen im Januar.

5. Änderungen bei Minijob und Midijob beachten

Zum Jahreswechsel 2026 ändern sich gleich mehrere Eckdaten im Bereich geringfügiger Beschäftigungen. Der gesetzliche Mindestlohn steigt auf 13,90 € pro Stunde. Dadurch erhöht sich auch die Verdienstgrenze für Minijobs voraussichtlich auf 603 € monatlich.

Unternehmen sollten prüfen, ob bestehende Minijob-Verträge noch passen – insbesondere, wenn Arbeitsstunden fix vereinbart sind. Es kann sinnvoll sein, Verträge anzupassen oder Einsatzmodelle neu zu bewerten, etwa bei Aushilfen, Supportrollen oder projektbezogenen Tätigkeiten.

Mit der höheren Minijob-Grenze verschiebt sich auch der Beginn des Midijob-Bereichs nach oben. Das bedeutet: Beschäftigungsverhältnisse, die bisher als Midijobs geführt wurden, können ab 2026 in den Minijob-Bereich fallen – mit anderen Meldungen und Beitragsregelungen.

Praxisbeispiel: Es wird festgestellt, dass durch den gestiegenen Mindestlohn und die angehobene Verdienstgrenze einige Beschäftigte künftig in den Minijob-Bereich wechseln. Durch eine rechtzeitige Überprüfung und Anpassung der Verträge lassen sich solche Änderungen sauber umsetzen und spätere Korrekturen vermeiden.

Fazit: Vertragsprüfung, Stundenabgleich und systemische Anpassungen sind jetzt Pflicht. Wer das im Dezember erledigt, startet 2026 mit korrekten Einstufungen und ohne Nacharbeiten.

6. Aufräumen in HR- und Payroll-Systemen

Während das operative Tagesgeschäft oft kaum Zeit lässt, ist das Jahresende eine gute Gelegenheit, in den eigenen Systemen Ordnung zu schaffen. Es geht nicht um theoretische Audits, sondern um pragmatische Aufräumarbeit.

In vielen HR Information Management Systemen und Payroll-Datenbanken sammeln sich im Laufe des Jahres unvollständige oder veraltete Einträge. Jetzt kann geprüft werden,

• ob alle relevanten Informationen gepflegt und aktuell sind,

• ob es Bereiche gibt, die im Alltag kaum genutzt werden und im neuen Jahr reduziert oder geschlossen werden können,

• und ob interne Strukturen oder Informationsfelder angepasst werden sollten, um das System schlanker und effizienter zu gestalten.

Auch der Blick auf Aufbewahrungsfristen und Löschrichtlinien ist sinnvoll: Welche personenbezogenen Daten dürfen oder müssen gelöscht werden? Welche Dokumente unterliegen noch Aufbewahrungspflichten? Wer hier regelmäßig prüft, vermeidet unnötige Datenspeicherung, wahrt Datenschutzvorgaben und spart langfristig Speicher- und Verwaltungskosten.

Fazit: Diese Aufräumarbeit schafft Ordnung, Klarheit und Datensicherheit. Sie spart Zeit im Folgejahr und sorgt dafür, dass HR- und Payroll-Prozesse auf einer sauberen, aktuellen Basis starten – ein kleiner Aufwand mit großer Wirkung.

7. Entgelttransparenzgesetz und Reporting 2026 vorbereiten

Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden sollten sich frühzeitig auf die Pflichten aus dem Entgelttransparenzgesetz vorbereiten. Ziel ist die faire Bezahlung von gleichwertiger Arbeit – und ab 2026 sind viele Organisationen verpflichtet, entsprechende Nachweise oder Berichte vorzulegen.

Jetzt ist der Zeitpunkt, um:

• Entgelt-, Funktions- und Qualifikationsdaten zu prüfen,

• klare Reporting-Prozesse zu definieren,

• Verantwortlichkeiten zwischen HR, Finance und Legal abzustimmen.

Diese Arbeit lohnt sich doppelt: Eine saubere Datenbasis erleichtert nicht nur das Reporting, sondern schafft auch Transparenz gegenüber Mitarbeitenden.

Hinweis: Das Entgelttransparenzgesetz wird in den kommenden Monaten noch detaillierter ausgestaltet und bringt für viele Unternehmen neue Anforderungen mit sich. In einem unserer nächsten Blogbeiträge werden wir deshalb näher darauf eingehen – mit einem Überblick zu den wichtigsten Änderungen, Umsetzungspflichten und praktischen Handlungsempfehlungen.

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Fazit: Frühzeitig planen, statt später aufholen – wer jetzt Strukturen schafft, spart Zeit, reduziert Risiken und stärkt Vertrauen.

8. HR-Budget und Benefit-Planung 2026

Wer das neue Jahr strukturiert beginnen will, plant das HR-Budget nicht im Frühjahr, sondern bereits jetzt. HR & Payroll sind eng mit Finance verbunden, denn Investitionen in Personal, Entwicklung und Bindung entfalten Wirkung nur, wenn sie rechtzeitig vorbereitet werden.

Zur Budgetplanung gehören:

• Gehälter und variable Vergütungsbestandteile (z. B. Boni, Zielvereinbarungen, Gehaltsspannen),

• Weiterbildungs- und Entwicklungsbudgets, etwa für Trainings, Mentoring oder Lernplattformen,

• Kosten für Onboarding, Tools und Softwarelizenzen, die bei wachsenden Teams oft steigen,

• Benefits mit Alltagsrelevanz, z. B. Zuschüsse zum Mittagessen, Jubiläumsprämien oder kleine Anerkennungen für Engagement.

Auch regelmäßige Ausgaben wie Recruiting-Plattformen, Lizenzgebühren oder Coachings sollten realistisch bewertet werden. Kurzfristige Entscheidungen, wie neue Benefits oder Schulungen „aus dem Bauch heraus“ einzuführen, führen oft zu Leerlauf oder Budgetengpässen.

Praxisbeispiel: Im Laufe des Jahres wird entschieden, ein Weiterbildungsbudget einzuführen, ohne dass zuvor Mittel dafür eingeplant wurden. Da kein entsprechendes Budget reserviert ist, kann die Maßnahme erst im Folgejahr umgesetzt werden. Eine frühzeitige Abstimmung zwischen HR und Geschäftsführung stellt sicher, dass geplante Initiativen auch tatsächlich realisiert und genutzt werden können.

Fazit: Eine vorausschauende Budgetplanung schafft finanzielle Klarheit und Entscheidungssicherheit. Sie ist der Schlüssel, um 2026 mit realistischen Ressourcen und klaren Prioritäten zu starten.

9. Mitarbeiterkommunikation, Jahresabschluss- und Auftaktgespräche

Am Jahresende steht nicht nur die operative Abwicklung im Fokus, sondern auch der Dialog mit den Mitarbeitenden. Gute Kommunikation sorgt für Orientierung, Motivation und Bindung – aber nur, wenn sie mit echtem Interesse geführt wird.

Je nach internen Prozessen können Jahresabschluss- oder Jahresauftaktgespräche zu unterschiedlichen Zeitpunkten stattfinden. Wichtig ist, dass sie Teil eines strukturierten Feedback- oder Entwicklungssystems sind und regelmäßig geführt werden. Diese Gespräche bieten Raum für ehrliches Feedback, Rückblick und Zieldefinition.

Hilfreiche Leitfragen:

• Was lief im vergangenen Jahr oder Zyklus gut – und warum?

• Welche Aufgaben oder Projekte waren besonders prägend?

• Wo besteht Entwicklungsbedarf oder Wunsch nach Veränderung?

• Welche Ziele sollen 2026 im Fokus stehen?

Neben den formellen Gesprächen ist Wertschätzung essenziell. Eine persönliche Nachricht oder individuelle 1:1 zeigen, dass Leistungen und Engagement wahrgenommen werden – unabhängig davon, ob das im Rahmen einer Feier oder im direkten Austausch geschieht.

Fazit: Feedback- und Entwicklungsgespräche sind kein Pflichttermin, sondern ein zentrales Führungsinstrument. Sie schaffen Vertrauen, fördern Motivation und geben Mitarbeitenden klare Orientierung für das neue Jahr.

10. HR-Roadmap und Workforce Planning 2026

Der Jahreswechsel ist die beste Zeit, um Prioritäten zu ordnen und den Überblick über geplante Projekte und Ressourcen zu schaffen. Eine HR-Roadmap verbindet strategische Planung mit operativer Umsetzung – und sorgt dafür, dass 2026 nicht mit Aktionismus, sondern mit Struktur startet.

Sie sollte festhalten, welche Projekte wann und durch wen umgesetzt werden. Dazu gehören:

• HR-Projekte: Überarbeitung oder Einführung von Feedback-Prozessen, Anpassung der Benefits, Überprüfung interner Richtlinien, Optimierung von Recruiting-Prozessen oder Lern- und Entwicklungsinitiativen.

• Payroll-Projekte: Prüfung externer Anbieter, Überarbeitung von Abläufen, Standardisierung von Schnittstellen, Anpassung von Reporting-Strukturen.

• Prozessmanagement: Erstellung von Templates, Verbesserung interner Kommunikation, Aktualisierung von Dokumentationen und Wissensdatenbanken.

Eine gute Roadmap priorisiert Projekte realistisch, legt Zeiträume fest und verteilt Verantwortlichkeiten im Team. So wird sichergestellt, dass Themen nicht gleichzeitig starten und Ressourcen sinnvoll eingesetzt werden.

Auch das Workforce Planning spielt hier eine zentrale Rolle: Welche Rollen werden 2026 benötigt? Welche Kompetenzen fehlen? Welche Nachfolgeregelungen stehen an? Und wie lassen sich bestehende Mitarbeitende gezielt weiterentwickeln?

Darüber hinaus lohnt es sich zu prüfen, welche Themen intern bearbeitet werden können und wo externe Unterstützung sinnvoll ist – etwa bei komplexen Projekten, temporären Ressourcenengpässen oder Spezialthemen in HR und Payroll. In solchen Fällen kann CoSourcing eine effektive Lösung sein, um Expertise flexibel einzubinden, ohne interne Strukturen zu überlasten.

Wie Co-Sourcing konkret funktioniert und welche Vorteile dieses Modell bietet, haben wir in einem separaten Blogbeitrag ausführlich beleuchtet.

Eine klare Personal- und Ressourcenplanung schafft langfristige Sicherheit, klare Verantwortlichkeiten und verhindert Engpässe in Schlüsselbereichen.

Fazit: Eine strukturierte HR-Roadmap bündelt alle Themen – von HR über Payroll bis zur Personalentwicklung – in einem klaren, umsetzbaren Plan. Sie schafft Fokus, Transparenz und Verbindlichkeit für das gesamte Jahr 2026.

Fazit für einen guten Jahresabschluss sowie Jahresstart

Wer den Jahresendspurt gezielt nutzt, startet 2026 mit Struktur, Klarheit und Motivation. Der Jahreswechsel bietet zudem die ideale Gelegenheit, HR- und Payroll-Prozesse auf den Prüfstand zu stellen – von Abläufen und Systemen bis hin zu Budgets und Zuständigkeiten.

Viele unserer Kund:innen beginnen das Jahr mit einem kurzen HR- oder Payroll-Audit, um gemeinsam zu prüfen, wo Optimierungspotenzial besteht und welche Prioritäten gesetzt werden sollten.  

👉 Wenn du dein Unternehmen ebenfalls gut auf das neue Jahr vorbereiten möchtest, unterstützen wir dich gern mit einer strukturierten Analyse oder einem Kick-off-Workshop. Einfach Kontakt aufnehmen oder direkt einen Termin buchen – und gemeinsam den Grundstein für ein starkes 2026 legen!

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