Co-Sourcing in HR & Payroll-Teams: Wenn Kapazitäten temporär fehlen und Qualität konstant bleiben soll
Co-Sourcing im HR-Bereich kann in unterschiedlichen Organisationsformen eingesetzt werden – sowohl in Unternehmen ohne eigene HR-Struktur als auch in Organisationen mit etablierten HR-Teams. In früheren Beiträgen haben wir bereits zwei typische Einsatzszenarien vorgestellt (siehe auch unsere Beiträge „Co-Sourcing im HR“ und „Co-Sourcing für One-Person-HR“).
Dieser Beitrag beleuchtet ein weiteres Szenario: Unternehmen mit etablierter HR-Abteilung, klaren Prozessen und gewachsenen Strukturen – die dennoch zeitweise interimistische Unterstützung benötigen.
Denn selbst sehr stabile HR-Teams sind nicht immun gegen personelle Übergänge.
Warum auch starke HR-Teams temporäre Unterstützung brauchen
Veränderungen gehören zur Normalität professioneller Organisationen. Typische Auslöser für temporäre Kapazitätslücken sind unter anderem:
- Elternzeiten
- Mutterschutz
- Sabbaticals
- Pflegezeiten
- Langzeiterkrankungen
- interne Rollenwechsel
- längere Kündigungsfristen bei Nachbesetzungen
Gerade in qualifizierten HR-Positionen liegen zwischen Kündigung und tatsächlichem Start der Nachfolge häufig mehrere Monate. Laut aktuellen Arbeitsmarktdaten (u. a. StepStone Arbeitsmarktreport 2024) liegt die durchschnittliche Time-to-Hire für qualifizierte Fach- und Leitungsfunktionen in Deutschland inzwischen bei rund 4–6 Monaten. Bei spezialisierten HR- oder Payroll-Rollen kann sie darüber hinausgehen.
Das operative Geschäft läuft in dieser Zeit jedoch unverändert weiter:
- Fristen bleiben bestehen
- Payroll muss fehlerfrei abgewickelt werden
- arbeitsrechtliche Themen dulden keinen Aufschub
- Onboardings und Offboardings laufen weiter
- internationale Themen benötigen kontinuierliche Betreuung
Interim-Unterstützung ist in solchen Phasen kein Zeichen struktureller Schwäche – sondern Ausdruck professioneller Risikosteuerung.
Wie Co-Sourcing im bestehenden HR-Setup funktioniert
Die Zusammenarbeit beginnt immer mit einer sehr klaren Abstimmung:
- Welche Themen übernehmen wir operativ?
- Welche Bereiche bleiben vollständig intern?
- Wie sind Entscheidungswege definiert?
- Welche Systeme werden genutzt?
- Welche Schnittstellen sind besonders sensibel?
Ziel ist nicht, bestehende Prozesse zu verändern, sondern sich strukturiert in vorhandene Abläufe einzufügen.
Wir arbeiten uns zügig in bestehende Systemlandschaften ein. Dazu gehören unter anderem HR-Systeme wie Leapsome, HiBob, HRlab, Personio oder Workday.
Ebenso selbstverständlich integrieren wir uns in Kollaborations- und Dokumentationssysteme wie Confluence, Jira, Google Workspace oder Microsoft 365. Auch Benefit-Tools oder weitere HR-relevante Anwendungen sind regelmäßig Teil des Setups.
Für das interne Team bedeutet das: kein Systemwechsel, keine Parallelstruktur, keine zusätzliche Komplexität.
Unterschiedliche Einbindungsmodelle
Je nach Bedarf kann die operative Einbindung unterschiedlich ausgestaltet sein:
Direkte Mitarbeitenden-Kommunikation
Wir übernehmen definierte Themenbereiche vollständig und sind operative Ansprechperson – etwa in HR Operations oder vorbereitender Lohnbuchhaltung.
Zuarbeit im Hintergrund
Das interne HR-Team bleibt klarer Prozess-Owner. Wir arbeiten strukturiert zu und sichern Kapazitäten ab.
Integration in Teamroutinen
Um zusätzlichen Abstimmungsaufwand zu vermeiden, nehmen wir bei Bedarf an Abteilungsmeetings teil. So bleiben Informationswege kurz und operative Themen werden direkt geklärt.
Der Anspruch ist dabei stets, die bestehende Teamdynamik zu respektieren und nicht unnötig in Strukturen einzugreifen.
Praxisbeispiel: Zusammenarbeit mit GetYourGuide
Die Zusammenarbeit mit GetYourGuide begann im Kontext einer Elternzeitvertretung. Im weiteren Verlauf ergaben sich zusätzliche Berührungspunkte im Rahmen üblicher personeller Übergänge sowie operativer Anforderungen im Bereich HR Operations und vorbereitender Payroll.
In wachstumsorientierten, international aufgestellten Unternehmen sind personelle Übergänge Teil normaler Organisationsentwicklung. Professionelle HR-Teams planen solche Phasen bewusst ein und stellen sicher, dass operative Abläufe und Qualität auch während dieser Übergänge stabil bleiben.
Aufgrund der bereits sehr gut etablierten HR-Strukturen bei GetYourGuide können wir effizient andocken und gezielt dort unterstützen, wo temporäre Entlastung sinnvoll ist.
Unsere Unterstützung umfasst unter anderem:
- operative HR-Themen
- vorbereitende Lohnbuchhaltung
- Durchführung und Unterstützung bei Onboardings
- Begleitung bei HR-Prozessen in internationalen Niederlassungen
Der Umfang unserer Unterstützung kann dabei je nach Bedarf angepasst werden – von kleineren Teamkonstellationen bis hin zu erweiterten Kapazitäten in Phasen mit höherem operativem Bedarf. So lassen sich Ressourcen flexibel skalieren und Kontinuität im operativen HR-Alltag sicherstellen.
„Die Zusammenarbeit gibt uns in Phasen personeller Übergänge operative Stabilität und eröffnet gleichzeitig die Möglichkeit, Kapazitäten flexibel zu ergänzen – ohne unsere bestehenden Prozesse grundlegend zu verändern.“
Vanessa Geissler, People Operations Lead, GetYourGuide
Übergabe als integraler Bestandteil
Ein wesentlicher Teil des Modells ist die strukturierte Übergabe, wenn der Supportbedarf zum Abschluss kommt:
- Dokumentation aller laufenden Themen
- Statusübersichten
- offene To-dos
- Systemhinweise
- Abstimmung mit der zurückkehrenden oder neu startenden Person
Auf Wunsch bleiben wir für einen definierten Übergangszeitraum an Bord, um Re-Boarding oder Onboarding fachlich zu begleiten und einen sauberen Wissenstransfer sicherzustellen.
Diese zusätzliche Sicherheit wird insbesondere vom bestehenden Team sowie von der zurückkehrenden Person geschätzt, da sie operative Kontinuität gewährleistet und gleichzeitig einen strukturierten, nachhaltigen Wiedereinstieg ermöglicht.
Warum Co-Sourcing für HR & Payroll Teams relevant ist
Für HR-Teams steht häufig nicht die Frage im Raum, ob externe Unterstützung möglich ist, sondern wie sie eingebunden wird, ohne Kontrollverlust oder Prozessbrüche zu erzeugen.
Co-Sourcing im Teammodell ermöglicht:
- operative Absicherung bei personellen Lücken
- Erhalt interner Steuerungshoheit
- Schutz vor Ein-Personen-Risiken
- planbare Kostenstruktur
- flexible, aber strukturierte Ergänzung
Unabhängig von Marktzyklen gilt: Qualifizierte HR-Profile sind zentrale Schlüsselrollen. Temporäre Verstärkung ist daher kein Trend, sondern ein bewährtes strategisches Instrument, um Stabilität in Übergangsphasen zu sichern, ohne langfristige Strukturen vorschnell anzupassen.
Fazit
Etablierte HR-Abteilungen stehen heute unter doppeltem Druck: steigende regulatorische Anforderungen und gleichzeitig zunehmende Dynamik im Personalbereich.
Personelle Übergänge lassen sich nicht vermeiden – Qualitätsverluste jedoch schon.
Interimistisch integriertes Co-Sourcing bietet HR-Teams die Möglichkeit, operative Stabilität zu sichern, Wissen zu schützen und Übergänge professionell zu gestalten – ohne bestehende Strukturen infrage zu stellen.
Es geht nicht um Ersatz. Es geht um Ergänzung auf Zeit – mit System.
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