Payroll-Fails vermeiden: Stolpersteine, die HR-Teams kennen sollten

Payroll-Fails vermeiden: Stolpersteine, die HR-Teams kennen sollten

Payroll ist einer der sensibelsten Prozesse in jedem Unternehmen – und gleichzeitig einer der komplexesten. Zwischen gesetzlichen Vorgaben, technischen Schnittstellen und menschlichen Faktoren kann schon ein kleiner Fehler große Auswirkungen haben.

Im gemeinsamen Webinar von Leapsome und KUNO haben wir die häufigsten Stolpersteine in der Lohnabrechnung beleuchtet – Stolpersteine, die unsere Lohnbuchhalterinnen in ihrer täglichen Arbeit immer wieder sehen. Basierend auf unzähligen Praxisfällen haben wir gezeigt, wie sich typische Fehler vermeiden lassen, welche Abläufe besonders anfällig sind und warum saubere Kommunikation der Schlüssel zu einer reibungslosen Payroll ist.

1. Fehlende oder unvollständige Informationen – die Basis jedes Problems

Eine fehlerfreie Lohnabrechnung beginnt lange, bevor die erste Buchung erfolgt. Entscheidend ist, dass alle abrechnungsrelevanten Informationen vollständig, korrekt und aktuell vorliegen. Doch genau hier entstehen viele Probleme.

In der Praxis sehen wir immer wieder folgende Szenarien:

• Ein Arbeitsvertrag fehlt oder wurde nie unterschrieben hochgeladen.

• Zusatzvereinbarungen – etwa über Boni oder befristete Zuschläge – existieren nur als E-Mail-Kette.

• Studienbescheinigungen von Werkstudent:innen werden nicht rechtzeitig erneuert.

• Krankmeldungen liegen zu spät oder unvollständig vor.

• Bei Geschäftsführer:innen ist unklar, ob sie gleichzeitig Gesellschafter:innen sind und in welchem Umfang sie Einfluss auf die Gesellschaft ausüben – denn dies kann unmittelbare Auswirkungen auf ihre Sozialversicherungspflicht haben.

Fehlt auch nur eines dieser Dokumente, kann die Lohnbuchhaltung viele Sachverhalte nicht korrekt beurteilen. Das kann nicht nur zu Fehlabrechnungen, sondern auch zu Nachzahlungen und Bußgeldern führen – insbesondere bei späteren Betriebsprüfungen.

Beispiel aus der Praxis: Fehlt die Studienbescheinigung eines Werkstudenten für einen bestimmten Zeitraum, gehen Prüfer:innen häufig davon aus, dass eine reguläre sozialversicherungspflichtige Beschäftigung vorliegt. Die Folge: hohe Nachzahlungen für Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile, die das Unternehmen nachträglich tragen muss.

Best Practice:

• Alle relevanten Personalunterlagen zentral und digital erfassen.

• HR-Systeme mit Erinnerungsfunktionen nutzen, um ablaufende Nachweise (z. B. Studienbescheinigungen) rechtzeitig zu erneuern.

• Vertragsänderungen, Bonusvereinbarungen und Krankmeldungen immer direkt an die Payroll weitergeben.

• Lieber einmal zu viel als zu wenig dokumentieren – mehr ist hier wirklich mehr.

2. Mangelhafte Dokumentation – Risiko für Compliance und Vertrauen

Während fehlende Informationen oft schnell auffallen, zeigen sich Dokumentationsmängel meist erst Jahre später – dann aber umso gravierender.

In Deutschland sind Arbeitgeber:innen gesetzlich verpflichtet, bestimmte Unterlagen vollständig, nachvollziehbar und prüffähig zu führen. Das betrifft vor allem:

• Arbeitszeitnachweise (z. B. bei Minijobs oder Werkstudierenden)

• Vereinbarungen zu Kurzarbeit, Homeoffice oder Sonderzahlungen

• Lohn- und Gehaltsabrechnungen inklusive Nachweisen

• Nachweise zu steuerfreien oder pauschal versteuerten Leistungen

• Krankmeldungen und Rückmeldungen der Krankenkassen (eAU)

Fehlt eine dieser Dokumentationen oder ist sie nicht nachvollziehbar, kann das bei einer Lohnsteuer- oder Sozialversicherungsprüfung zu erheblichen finanziellen Konsequenzen führen.

‍Die häufigsten Folgen laut Erfahrung aus der Praxis:

• Bußgelder bis zu 30.000 € (z. B. bei Verstößen gegen das Mindestlohngesetz oder Aufzeichnungspflichten)

• Nachzahlungen rückwirkend bis zu vier Jahre

• Vertrauensverlust innerhalb des Teams, wenn Mitarbeitende Unklarheiten auf der Abrechnung entdecken

Auch intern spielt Dokumentation eine zentrale Rolle. Wenn Abrechnungen unklar oder nicht nachvollziehbar sind, verlieren Mitarbeitende schnell das Vertrauen in die HR-Abteilung – und damit auch in das Unternehmen.

‍Unsere Empfehlung:

• Digital statt analog: Dokumente gehören in ein revisionssicheres HR-System, nicht in E-Mail-Postfächer oder Excel-Listen.

• Prozesse standardisieren – etwa durch klare Checklisten bei On- und Offboarding.

• Jede Änderung sofort dokumentieren. Drei Jahre später erinnert sich niemand mehr an die Hintergründe einer Gehaltsanpassung.

• Transparenz nach innen: Mitarbeitende sollen verstehen, wie ihre Abrechnung zustande kommt.

3. Geschenke, Gutscheine und Benefits – kleine Gesten, große Wirkung

Was als nette Geste gedacht ist, kann steuerlich schnell zur Falle werden. Viele Unternehmen möchten Mitarbeitenden etwas Gutes tun – mit kleinen Aufmerksamkeiten, Benefits oder Teamevents. Doch steuerlich gilt eine klare Regel:

Grundsätzlich sind alle Leistungen an Mitarbeitende lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.

Das bedeutet: Jedes Geschenk, jeder Gutschein, jede Einladung muss geprüft werden, ob eine Steuer- oder Sozialversicherungspflicht besteht.

Beispiele:

• Der 100 €-Gutschein, der als Gewinn einer Social-Media-Aktion ausgegeben wird, kostet das Unternehmen tatsächlich rund 130 € plus Sozialabgaben.

• Eine Einladung zum Sommerfest kann steuerpflichtig sein, wenn bestimmte Freibeträge überschritten werden.

• Onboarding-Pakete mit Firmen-T-Shirts, Tassen oder Technik sind nicht automatisch steuerfrei.

‍Wichtige Ausnahmen und Freigrenzen:

• Sachbezüge bis 50 € pro Monat bleiben steuerfrei.

• Gesundheitsförderung bis 600 € jährlich, wenn sie zertifiziert ist.

• Jobtickets oder Deutschlandtickets sind begünstigt, müssen aber dokumentiert werden.

• Betriebsveranstaltungen sind steuerfrei, wenn sie unter 110 € pro Person bleiben und ordnungsgemäß belegt werden.

‍Pro Tipp aus der Praxis:

• Führungskräfte und CEOs regelmäßig über steuerliche Auswirkungen informieren.

• Teilnehmerlisten bei Teamevents führen und alle Rechnungen beilegen.

• Budgetplanungen realistisch kalkulieren – 100 € Geschenk bedeutet in der Regel höhere Gesamtkosten.

• Steuerliche Behandlung bereits bei der Planung neuer Benefits mit der Lohnbuchhaltung abstimmen.

So werden Geschenke nicht zum Ärgernis, sondern bleiben, was sie sein sollen: eine wertschätzende Geste.

4. Datensilos und fehlende Kommunikation – wenn Schnittstellen fehlen

Der vierte große Stolperstein liegt weniger im Fachlichen, sondern im Organisatorischen: unzureichende Kommunikation zwischen HR, Payroll und Finanzbuchhaltung.

Häufig existieren getrennte Systeme, parallele Datenbanken oder unterschiedliche Verantwortlichkeiten – was zu widersprüchlichen Informationen und Verzögerungen führt.

‍Typische Folgen:

• Mehrfache Ablagen, die ständig abgeglichen werden müssen

• Fehlerhafte Zahlungen durch doppelte oder veraltete Datensätze

• Überflüssige E-Mail-Ketten und manuelle Übertragungsfehler

• Fehlende Rückmeldungen bei Sonderzahlungen, Boni oder Relocation-Kosten

‍Besser: „One Source of Truth“
Ein zentraler, strukturierter Datenort spart Zeit, minimiert Missverständnisse und erhöht die Genauigkeit.

‍Empfohlene Maßnahmen:

• Nutzung eines HR-Management-Systems (z. B. Leapsome) mit Schnittstellen zu Payroll und Buchhaltung.

• Klare Prozesse: Wer meldet welche Änderungen an wen – und bis wann?

• SEPA-Lastschriftmandate nutzen, wo sinnvoll (z. B. Krankenkassen, Finanzamt), aber Vorsicht bei betrieblichen Altersvorsorgen.

• Mitarbeitende befähigen, ihre Stammdaten selbst zu pflegen – weniger Aufwand, weniger Fehler.

‍Please do:

• Eine zentrale Ablage nutzen (#SingleSourceOfTruth)

• Finanzbuchhaltung frühzeitig einbinden

• Systeme verbinden statt Tabellen pflegen

‍Please don’t:

• Mehrfache Ablagen

• Kommunikationslücken

• E-Mail-Fluten und doppelte Einträge

Weitere Stolpersteine aus der Praxis

Neben diesen vier Hauptthemen wurden im Webinar weitere Pain Points diskutiert, die in der täglichen Payroll-Arbeit regelmäßig auftauchen:

eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung)

Oft dauern Rückmeldungen der Krankenkassen mehrere Tage – besonders, wenn externe Lohnbüros involviert sind. Das führt zu Verzögerungen oder Überzahlungen. Abhilfe schaffen automatisierte Abfragen über HR-Systeme mit integrierten Schnittstellen.

‍Probeabrechnungen

Jede Probeabrechnung sollte kontrolliert werden – auch, wenn sie intern erstellt wird. Selbst kleinste Tippfehler oder fehlerhafte Parameter (z. B. Angabe Hauptbeschäftigung vs. Nebenbeschäftigung, Stundenlohn, Bankverbindung) können zu fehlerhaften Nettoauszahlungen führen. Ein Vier-Augen-Prinzip oder ein internes Freigabeprozess sind Pflicht.

‍Relocation-Kosten

Nicht alle Umzugskosten sind steuerfrei. Das Bundesumzugskostengesetz regelt, welche Kosten erstattet werden dürfen – die Belege müssen vollständig dokumentiert und archiviert werden.

‍Prüfungen

Jedes Unternehmen in Deutschland wird etwa alle vier Jahre geprüft – entweder durch Finanzamt, Rentenversicherung oder Zoll. Wer seine Unterlagen strukturiert führt, spart in diesen Prüfungsphasen viel Aufwand und Stress.

Digitale Unterstützung: Leapsome als HR-Partner

Im Webinar wurde außerdem gezeigt, wie ein modernes HR-Management-System wie Leapsome dazu beiträgt, Payroll-Prozesse zu vereinfachen.

Über zentrale Datenverwaltung, transparente Abwesenheitsübersichten und automatisierte Reports lassen sich Payroll-relevante Informationen deutlich effizienter managen. Besonders für wachsende Unternehmen ist das entscheidend, um Ordnung in den Datenfluss zu bringen.

👉 Mehr über Leapsome erfährst du hier: www.leapsome.com

Fazit: Die nächste Prüfung kommt bestimmt

Payroll ist kein statischer Prozess, sondern ein sensibles Zusammenspiel aus Datenqualität, Kommunikation und Erfahrung.
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Die vier wichtigsten Learnings aus unserem Webinar:

1. Mehr ist mehr – Je vollständiger die Informationen, desto weniger Missverständnisse.

2. Die nächste Prüfung kommt bestimmt – Lieber von Anfang an sauber arbeiten, statt später aufräumen.

3. Geschenke, Geschenke, Geschenke – Freude ja, aber bitte steuerlich korrekt.

4. Silos sind doof, Kommunikation ist besser – sprecht euch mit allen relevanten Stakeholdern ab, besonders mit der Finanzbuchhaltung.

Payroll kann leicht wirken, ist aber eine der anspruchsvollsten Disziplinen im HR. Struktur, Wissen und digitale Unterstützung machen hier den Unterschied.

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