Scheinselbstständigkeit erkennen und vermeiden – Risiken, Anzeichen und Handlungsempfehlungen für Unternehmen
Die Beschäftigung von Freelancer:innen ist längst kein Randthema mehr – sie gehört zum Alltag vieler Unternehmen. Flexibilität, Fachwissen auf Abruf und projektbezogene Zusammenarbeit machen freie Mitarbeit attraktiv. Doch genau hier lauert eine der größten Compliance-Fallen im deutschen Arbeits- und Sozialversicherungsrecht: die Scheinselbstständigkeit.
Vor allem junge Unternehmen, Start-ups oder schnell wachsende Scale-ups setzen häufig auf externe Expert:innen, um dynamisch zu bleiben. Dabei wird jedoch oft unterschätzt, wann eine freie Mitarbeit in eine abhängige Beschäftigung übergeht – und damit rechtlich problematisch wird. Das Risiko betrifft längst nicht nur die Betroffenen selbst, sondern kann erhebliche finanzielle und rechtliche Konsequenzen für das Unternehmen und die Geschäftsführung nach sich ziehen.
Was bedeutet Scheinselbstständigkeit konkret?
Scheinselbstständigkeit liegt vor, wenn eine Person formal als Selbständige bzw. Selbständiger arbeitet, faktisch aber wie eine angestellte Person tätig ist. Entscheidend ist nicht, was im Vertrag steht, sondern wie die Zusammenarbeit tatsächlich gelebt wird.
Typische Konstellationen:
- Freelancer:innen arbeiten regelmäßig und dauerhaft für nur ein Unternehmen.
- Sie sind in interne Abläufe eingebunden, nehmen an Teammeetings teil oder nutzen Unternehmens-Tools.
- Arbeitszeit, -ort oder Aufgaben werden überwiegend vom Auftraggeber bestimmt.
In der Praxis betrifft das vor allem Bereiche wie IT, Marketing, Design, HR oder Projektmanagement, wo die Grenzen zwischen externer Unterstützung und fester Mitarbeit oft fließend sind.
Woran man Scheinselbstständigkeit erkennen kann
Es gibt keine einzelne Regel, die automatisch Scheinselbstständigkeit feststellt. Entscheidend ist immer das Gesamtbild der Zusammenarbeit. Dennoch gibt es klare Warnsignale, die Unternehmen ernst nehmen sollten:
Typische Anzeichen:
- Weisungsgebundenheit: Der oder die Freelancer:in erhält konkrete Anweisungen zur Ausführung der Arbeit.
- Eingliederung in Strukturen: Nutzung interner Kommunikationskanäle oder Teilnahme an Team-Meetings.
- Feste Arbeitszeiten oder definierte Erreichbarkeitsfenster.
- Nutzung von Arbeitsmitteln des Unternehmens (z. B. Laptop, Softwarelizenzen).
- Keine oder kaum weiteren Auftraggeber:innen.
Wer sich unsicher ist, kann eine erste Selbsteinschätzung mithilfe strukturierter Checklisten durchführen – beispielsweise zur Einschätzung von Rollen, Weisungsverhältnissen oder organisatorischer Eingliederung.
Fazit dieses Abschnitts: Frühzeitige Klarheit schützt. Denn wer Scheinselbstständigkeit erkennt, bevor sie entsteht, vermeidet nicht nur Risiken, sondern stärkt auch Vertrauen und Compliance im eigenen Unternehmen.
Risiken und Konsequenzen für Unternehmen
Scheinselbstständigkeit ist kein Bagatelldelikt – sie kann erhebliche finanzielle und rechtliche Folgen haben.
Mögliche Konsequenzen:
- Nachzahlung der gesamten Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile) für bis zu vier Jahre rückwirkend, bei Vorsatz sogar bis zu 30 Jahren.
- Steuerliche Nachforderungen durch das Finanzamt.
- Arbeitsrechtliche Folgen: Anspruch auf Urlaub, Entgeltfortzahlung, Kündigungsschutz und weitere Arbeitnehmerrechte.
- Strafrechtliche Konsequenzen bei vorsätzlicher Nichtabführung von Sozialabgaben (§ 266a StGB).
- Haftungsrisiken für die Geschäftsführung, insbesondere, wenn auf Hinweise zu Scheinselbstständigkeit nicht reagiert wird.
Wichtig: Selbst wenn die Geschäftsführung nicht direkt in die operative Zusammenarbeit eingebunden ist, bleibt sie in der Verantwortung, entsprechende Prüfprozesse sicherzustellen. Ignoranz schützt hier nicht vor Haftung.
Praxisbeispiel: IT-Freelancer in einem Tech-Unternehmen
Ein mittelständisches Tech-Unternehmen arbeitete über mehrere Jahre mit einer großen Zahl externer IT-Freelancer:innen. Diese waren dauerhaft in Produktteams eingebunden, hatten Zugriff auf interne Tools, nahmen an täglichen Stand-ups teil und arbeiteten über Monate ausschließlich für denselben Auftraggeber.
Im Rahmen einer turnusmäßigen Rentenversicherungsprüfung wurden mehrere Tätigkeiten als abhängige Beschäftigungen eingestuft. Die Folge: Nachzahlungen im mittleren fünfstelligen Bereich, zusätzliche Kosten für Lohnnebenleistungen und die Umwandlung einiger Aufträge in Festanstellungen. Andere Freelancer beendeten die Zusammenarbeit, weil sie nicht in ein Anstellungsverhältnis wechseln wollten.
Lehre daraus: Prozesse müssen klar dokumentiert, Rollen sauber abgegrenzt und externe Tätigkeiten regelmäßig überprüft werden. Eine einmalige Vertragsprüfung reicht nicht aus – entscheidend ist die gelebte Praxis.
Wie man Scheinselbstständigkeit vermeidet
Eine wirksame Prävention beginnt bereits beim ersten Kontakt mit Freelancer:innen. Entscheidend ist, von Anfang an klare Strukturen zu schaffen, die eine saubere und rechtssichere Zusammenarbeit ermöglichen. Dabei geht es weniger um einzelne Maßnahmen als um ein stimmiges Gesamtbild aus Rollen, Prozessen und gelebter Praxis.
Empfohlene Maßnahmen:
- Klare Rollendefinition: Welche Aufgaben sind sinnvoll extern vergeben, welche sollten im internen Verantwortungsbereich bleiben?
- Transparente Vertragsgestaltung: Verträge sollten Leistung, Verantwortung und Vergütung klar voneinander abgrenzen – entscheidend ist jedoch, dass diese Regelungen auch im Alltag gelebt werden.
- Organisatorische Trennung: Kein unnötiger Zugriff auf interne Systeme, keine Teilnahme an internen Regelmeetings oder Führungsroutinen, sofern dies für die Leistungserbringung nicht erforderlich ist.
- Regelmäßige Überprüfung: Laufende Beauftragungen sollten in regelmäßigen Abständen überprüft werden, etwa mithilfe von Checklisten oder internen Compliance-Prozessen.
- Frühzeitige Einbindung von Fachstellen: Bei Unsicherheiten empfiehlt es sich, rechtliche oder steuerliche Expertise frühzeitig einzubeziehen.
Gerade wenn bereits Freelancer:innen im Einsatz sind, lohnt sich eine strukturierte Bestandsaufnahme: Gibt es Anzeichen, die auf eine mögliche Scheinselbstständigkeit hindeuten könnten? Eine frühzeitige Prüfung hilft, Risiken zu erkennen und rechtzeitig gegenzusteuern – bevor aus Unsicherheiten konkrete Probleme werden.
Das Statusfeststellungsverfahren in Kürze
Das Statusfeststellungsverfahren der Deutschen Rentenversicherung (DRV) ist ein offizielles Verfahren, um verbindlich zu klären, ob eine Tätigkeit selbstständig oder abhängig ist.
Ablauf in Kürze:
- Antrag durch Auftraggeber:in oder Auftragnehmer:in.
- Prüfung durch die DRV anhand von Unterlagen und tatsächlicher Zusammenarbeit.
- Schriftlicher Bescheid mit Bewertung.
- Möglichkeit zum Widerspruch bei Unstimmigkeiten.
Wichtig: Das Verfahren ist keine kurzfristige Prüfung, sondern ein formaler Prozess, der – abhängig von der Komplexität und Auslastung der DRV – mehrere Wochen bis hin zu einigen Monaten dauern kann. Unternehmen sollten diese Zeitspanne einplanen und die Ergebnisse abwarten, bevor sie langfristige Vertragsentscheidungen treffen.
Ein solches Verfahren ist besonders empfehlenswert bei langfristigen Kooperationen, neuen Rollen oder unklaren Vertragsverhältnissen.
Internationale Zusammenarbeit und digitale Nomaden
Viele Unternehmen arbeiten heute mit Freelancer:innen im Ausland. Doch auch hier kann Scheinselbstständigkeit eine Rolle spielen – insbesondere, wenn die Tätigkeiten in Deutschland ausgeübt oder von hier gesteuert werden.
Besonderheiten:
- Bei EU-Freelancer:innen gilt häufig das Sozialversicherungsrecht des Wohnsitzlandes, kann aber in Deutschland wirksam werden, wenn eine enge Integration besteht.
- Drittstaaten-Freelancer:innen benötigen oft zusätzliche Genehmigungen oder steuerliche Prüfungen.
- Digitale Nomaden mit ständig wechselndem Aufenthaltsort erschweren die rechtliche Einordnung zusätzlich.
Auch hier gilt: Verträge und tatsächliche Arbeitsstrukturen müssen klar dokumentiert sein.
Fazit: Prävention schafft Sicherheit
Scheinselbstständigkeit kann jedes Unternehmen treffen, das mit externen Fachkräften arbeitet. Entscheidend ist, Risiken frühzeitig zu erkennen, Abläufe klar zu gestalten und regelmäßige Prüfprozesse einzuführen.
KUNO unterstützt Unternehmen dabei, Freelancer-Strukturen und Prozesse effizient und nachvollziehbar aufzubauen – von der ersten Einschätzung bis zur laufenden Prozessbegleitung.
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