Arbeiten, wo andere Urlaub machen?
Ein paar Tage länger am Meer bleiben, morgens mit Blick auf die Berge arbeiten oder den Familienurlaub mit einigen Arbeitstagen verbinden – Workations erfreuen sich seit einigen Jahren wachsender Beliebtheit. Was während der Corona-Pandemie vielerorts mit mobilem Arbeiten begann, hat sich inzwischen für viele Unternehmen zu einem attraktiven Benefit entwickelt.
Gerade Start-ups und international aufgestellte Unternehmen werben mit flexiblen Arbeitsmodellen. Gleichzeitig wächst auf Seiten der Mitarbeitenden der Wunsch, Arbeit und Reisen besser miteinander zu verbinden. Mobiles Arbeiten ist dafür längst eine etablierte Grundlage: Laut Statistischem Bundesamt arbeiteten 2025 bereits 25 % der Erwerbstätigen in Deutschland zumindest gelegentlich im Homeoffice.
Doch so unkompliziert eine Workation auf den ersten Blick erscheint, so komplex können die rechtlichen, steuerlichen und organisatorischen Fragestellungen dahinter sein.
Wer darf überhaupt aus dem Ausland arbeiten? Welche Länder eignen sich? Wann wird eine A1-Bescheinigung benötigt? Welche Rolle spielen Sozialversicherung, Datenschutz oder Steuern? Und wie können Unternehmen einen klaren Prozess etablieren?
Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die wichtigsten Themen, die Unternehmen vor der Genehmigung einer Workation berücksichtigen sollten.
Was genau ist eine Workation?
Der Begriff setzt sich aus den englischen Wörtern Work und Vacation zusammen.
Gemeint ist das zeitweise Arbeiten von einem Urlaubsort oder einem anderen Aufenthaltsort im Ausland. Dabei handelt es sich nicht um Urlaub im klassischen Sinn. Während einer Workation arbeiten Mitarbeitende regulär weiter und erfüllen ihre arbeitsvertraglichen Pflichten.
Der Unterschied liegt ausschließlich im Arbeitsort.
Typische Beispiele sind:
- eine Woche Arbeiten aus Italien nach dem Sommerurlaub,
- einige Arbeitstage aus Spanien während der Schulferien,
- ein längerer Aufenthalt bei der Familie im Ausland oder
- Arbeiten aus einem Ferienhaus innerhalb der Europäischen Union.
Eine Workation ist damit klar vom klassischen Urlaub zu unterscheiden. Urlaub dient ausschließlich der Erholung. Während einer Workation gelten hingegen weiterhin Arbeitsvertrag, Arbeitszeitregelungen und die vereinbarten Unternehmensrichtlinien.
Mobiles Arbeiten ist nicht automatisch eine Workation
Viele Unternehmen erlauben heute mobiles Arbeiten oder Homeoffice.
Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass Mitarbeitende von jedem Ort der Welt arbeiten dürfen.
Zwischen Homeoffice innerhalb Deutschlands, mobilem Arbeiten und einer Workation im Ausland bestehen erhebliche Unterschiede. Auch die Informationen des BMAS zu Homeoffice und grenzüberschreitender Telearbeit zeigen, dass bei einer Tätigkeit über Staatsgrenzen hinweg zusätzliche Regelungen zu beachten sind.
Sobald Mitarbeitende ihre Tätigkeit außerhalb Deutschlands ausüben, können zusätzlich arbeitsrechtliche, sozialversicherungsrechtliche, steuerliche und datenschutzrechtliche Fragestellungen entstehen.
Deshalb sollte jede Workation grundsätzlich genehmigt werden und nicht allein aufgrund einer allgemeinen Homeoffice-Regelung erfolgen.
Warum Unternehmen klare Regeln benötigen
In vielen Unternehmen entstehen Workations spontan. Ein Mitarbeitender fragt, ob er "noch zwei Wochen länger in Portugal bleiben" könne. Eine Führungskraft stimmt zu – häufig ohne zu wissen, welche Auswirkungen dies haben kann. Genau hier entstehen Risiken.
Eine unternehmensweite Workation-Richtlinie schafft Klarheit für alle Beteiligten. Sie kann beispielsweise regeln:
- welche Länder grundsätzlich zulässig sind,
- welche maximale Dauer vorgesehen ist,
- welche Genehmigungen erforderlich sind,
- welche technischen Voraussetzungen erfüllt sein müssen,
- welche Arbeitszeiten und Feiertagsregelungen gelten,
- wie Datenschutz sichergestellt wird,
- welche Kosten übernommen werden und
- welche Unterlagen vor Reisebeginn vorliegen müssen.
Klare Regeln schaffen Transparenz und verhindern Einzelfallentscheidungen.
A1-Bescheinigung – ein Thema, das häufig unterschätzt wird
Einer der häufigsten Irrtümer lautet, dass eine A1-Bescheinigung nur bei längeren Entsendungen benötigt wird.
Tatsächlich gibt es keine gesetzliche Bagatellgrenze. Bereits kurzfristige berufliche Tätigkeiten können eine A1-Bescheinigung erforderlich machen. Sie betrifft Tätigkeiten in der EU, im EWR, in der Schweiz und – unter den jeweils geltenden Regelungen – im Vereinigten Königreich. Der Antrag ist elektronisch zu stellen. Einen Überblick bietet die Deutsche Rentenversicherung in ihren FAQ zur A1-Bescheinigung.
Grundsätzlich sollte die A1-Bescheinigung vor Beginn der Tätigkeit im Ausland beantragt werden. Bei kurzfristigen Dienst- oder Geschäftsreisen von bis zu sieben Tagen ist eine nachträgliche Beantragung im Bedarfsfall möglich. Da einige Staaten – insb. Frankreich, Österreich und die Schweiz – verstärkt kontrollieren, empfiehlt sich dort häufig dennoch eine vorherige Beantragung.
Auch wenn eine Workation häufig freiwillig erfolgt und keine klassische Dienstreise darstellt, sollten Unternehmen dieses Thema frühzeitig prüfen.
Sozialversicherung und Steuern
Neben der A1-Bescheinigung spielen auch sozialversicherungs- und steuerrechtliche Fragestellungen eine wichtige Rolle.
Bereits eine teilweise Tätigkeit aus einem anderen EU-Mitgliedstaat kann Auswirkungen auf die anzuwendenden sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften haben. Besonders relevant wird dies bei regelmäßig wiederkehrender grenzüberschreitender Tätigkeit oder grenzüberschreitender Telearbeit. Die DVKA stellt hierzu Informationen zu Entsendungen und grenzüberschreitender Erwerbstätigkeit bereit.
Je länger Mitarbeitende im Ausland arbeiten oder je häufiger solche Aufenthalte stattfinden, desto genauer sollte geprüft werden,
- welches Sozialversicherungsrecht Anwendung findet,
- ob steuerliche Verpflichtungen entstehen können,
- ob Meldepflichten bestehen,
- ob eine Betriebsstätte entstehen könnte und
- welche länderspezifischen Besonderheiten gelten.
Gerade außerhalb der Europäischen Union unterscheiden sich die Anforderungen teilweise erheblich.
Deshalb empfiehlt es sich, Workations grundsätzlich im Einzelfall zu prüfen und nicht pauschal zu genehmigen.
Datenschutz nicht unterschätzen
Auch Datenschutz und Informationssicherheit spielen eine wichtige Rolle.
Arbeiten Mitarbeitende beispielsweise aus einem Café, Hotel oder Co-Working-Space, entstehen andere Risiken als im heimischen Büro.
Unternehmen sollten deshalb klare Vorgaben machen. Dazu gehören beispielsweise:
- Nutzung eines VPN,
- verschlüsselte Endgeräte,
- keine Nutzung öffentlicher WLAN-Netzwerke ohne Absicherung,
- Sichtschutz bei vertraulichen Daten,
- sichere Aufbewahrung von Arbeitsgeräten.
Gerade Unternehmen mit sensiblen Personal-, Kunden- oder Finanzdaten sollten diesen Punkt nicht unterschätzen.
Arbeitszeit bleibt Arbeitszeit
Auch während einer Workation gelten die vereinbarten Arbeitszeiten. Das gilt unabhängig davon, ob Mitarbeitende aus Italien, Kanada oder Thailand arbeiten.
Erlauben Unternehmen Workations auch außerhalb Europas, sollten zusätzlich unterschiedliche Zeitzonen berücksichtigt werden.
Kernarbeitszeiten, Teammeetings, Kundenkommunikation und Erreichbarkeit lassen sich nicht in jeder Zeitzone gleichermaßen organisieren. Deshalb empfiehlt es sich, bereits vor Reisebeginn verbindliche Regelungen zu treffen.
So lassen sich Missverständnisse vermeiden und gleichzeitig die Zusammenarbeit im Team sicherstellen.
Best Practices für Unternehmen
Immer mehr Unternehmen entwickeln inzwischen eigene Workation-Richtlinien. Dabei haben sich einige Grundsätze etabliert.
Viele Unternehmen:
- beschränken Workations auf bestimmte Länder oder Regionen (z. B. EU/EWR),
- begrenzen die Dauer auf etwa 20 bis 30 Arbeitstage pro Kalenderjahr,
- definieren einen festen Genehmigungsprozess,
- verlangen eine frühzeitige Antragstellung,
- prüfen Sozialversicherung und Steuerrecht vorab,
- dokumentieren alle genehmigten Aufenthalte,
- legen Datenschutzanforderungen verbindlich fest und
- evaluieren die Workation nach der Rückkehr.
Bei Workations außerhalb der EU sollten Unternehmen zusätzlich die Einreise- und Aufenthaltsbestimmungen des Ziellandes prüfen. Je nach Land, Staatsangehörigkeit, Dauer und Art der Tätigkeit kann ein Visum oder eine Arbeitserlaubnis erforderlich sein. Ein Touristenvisum berechtigt nicht automatisch zur Ausübung einer beruflichen Tätigkeit. Einige Länder bieten inzwischen spezielle Workation- oder Digital-Nomad-Visa an, deren Voraussetzungen jedoch unterschiedlich geregelt sind.
Natürlich gibt es hierfür keine allgemeingültige Regel. Welche Regelungen sinnvoll sind, hängt unter anderem von Branche, Unternehmensgröße und internationaler Ausrichtung ab.
Für welche Unternehmen eignet sich eine Workation?
Nicht jedes Unternehmen muss Workations anbieten. Ebenso wenig eignet sich jede Tätigkeit dafür.
Gut funktionieren Workations häufig bei überwiegend digitalen Tätigkeiten, beispielsweise in den Bereichen:
- Softwareentwicklung
- Marketing
- HR & Payroll
- Finance
- Consulting
- Projektmanagement
Weniger geeignet sind Tätigkeiten mit einer starken Präsenzpflicht oder direktem Kundenkontakt vor Ort.
Entscheidend ist letztlich nicht die Branche, sondern ob die Tätigkeit ortsunabhängig, datenschutzkonform und organisatorisch sinnvoll erbracht werden kann.
Fragen, die Unternehmen vor jeder Genehmigung beantworten sollten
Bevor eine Workation genehmigt wird, lohnt sich ein strukturierter Blick auf die wichtigsten Rahmenbedingungen.
Unter anderem sollten folgende Fragen beantwortet werden:
- In welchem Land findet die Workation statt?
- Wie lange dauert sie?
- Ist eine A1-Bescheinigung erforderlich?
- Bestehen steuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Risiken?
- Ist Datenschutz gewährleistet?
- Sind Arbeitszeiten und Zeitzonen abgestimmt?
- Ist die Tätigkeit grundsätzlich für eine Workation geeignet?
- Liegt die Zustimmung der Führungskraft vor?
Je strukturierter diese Prüfung erfolgt, desto geringer ist das Risiko späterer Überraschungen. Und je häufiger Workations im Unternehmen vorkommen, desto aufwendiger wird die manuelle Verwaltung. Am Markt existieren inzwischen verschiedene spezialisierte Lösungen, beispielsweise WorkFlex, die Unternehmen bei Genehmigungsprozessen sowie bei der Prüfung länderspezifischer Compliance-Anforderungen unterstützen.
Fazit
Workations bieten Unternehmen und Mitarbeitenden neue Möglichkeiten, Arbeit flexibler zu gestalten. Gleichzeitig bringen sie zahlreiche arbeits-, steuer-, sozialversicherungs- und datenschutzrechtliche Fragestellungen mit sich, die nicht unterschätzt werden sollten.
Eine erfolgreiche Workation beginnt deshalb nicht mit der Buchung eines Fluges, sondern mit klaren Richtlinien, transparenten Prozessen und einer sorgfältigen Prüfung jedes Einzelfalls.
Hinweis: Da sich die rechtlichen Rahmenbedingungen regelmäßig weiterentwickeln und vom jeweiligen Einzelfall abhängen, empfiehlt sich insbesondere bei längeren Aufenthalten oder Tätigkeiten außerhalb der Europäischen Union eine individuelle Prüfung der arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Auswirkungen.
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