Die perfekte Kündigung gibt es nicht – aber einen professionellen Kündigungsprozess
Kündigungen gehören zu den schwierigsten Situationen im HR-Alltag.
Sie betreffen nicht nur arbeitsrechtliche Fragen, sondern immer auch Menschen, Beziehungen und Teamdynamiken. Für die betroffene Person bedeutet eine Kündigung oft einen tiefen Einschnitt. Für Führungskräfte ist sie meist eine unangenehme Entscheidung. Und für HR ist sie eine Situation, in der rechtliche Sicherheit, professionelle Kommunikation und menschliche Haltung zusammenkommen müssen.
Beim diesjährigen HR BarCamp in Berlin entstand genau zu diesem Thema eine intensive Diskussion: Gibt es so etwas wie die perfekte Kündigung?
Die kurze Antwort lautet vermutlich: nein.
Die längere Antwort ist interessanter.
Denn auch wenn Kündigungen selten „perfekt“ sind, können sie dennoch klar, strukturiert und respektvoll gestaltet werden. Und genau das entscheidet häufig darüber, wie eine Organisation in solchen Situationen wahrgenommen wird.
Warum Kündigungen ein unterschätztes HR-Thema sind
Viele HR-Diskussionen drehen sich um Recruiting, Kultur, Leadership oder Transformation. Kündigungen erscheinen im Vergleich dazu oft wie ein rein operatives Thema.
In der Praxis zeigt sich jedoch etwas anderes.
Gerade in Kündigungssituationen wird sichtbar, wie professionell eine Organisation wirklich arbeitet. Hier treffen mehrere Dimensionen gleichzeitig aufeinander:
- arbeitsrechtliche Anforderungen
- Führungsverantwortung
- HR-Prozessqualität
- Unternehmenskultur
Eine Kündigung kann juristisch korrekt sein – und trotzdem schlecht umgesetzt werden.
Oder sie kann klar, strukturiert und respektvoll gestaltet sein und damit zeigen, dass das Unternehmen auch in schwierigen Situationen professionell handelt.
Gibt es die perfekte Kündigung?
Der Begriff klingt zunächst widersprüchlich.
Denn Kündigungen gehören für die meisten Beteiligten zu den unangenehmsten Momenten im Arbeitsleben. Sie betreffen Existenzen, Karrieren und oft auch persönliche Beziehungen im Team.
Und trotzdem sind sie Teil organisationaler Realität.
Nicht jede Zusammenarbeit funktioniert dauerhaft.
Nicht jede Rolle passt langfristig.
Und nicht jede Organisation kann jede Entwicklung auffangen.
Die eigentliche Frage lautet daher nicht, ob Kündigungen passieren.
Die entscheidende Frage ist: Wie professionell gehen Unternehmen damit um?
Aus HR-Perspektive lassen sich Kündigungen meist in drei zentrale Phasen unterteilen:
- Vorbereitung
- Durchführung
- Nachbereitung
In jeder dieser Phasen kann sehr viel richtig – oder sehr viel falsch – laufen.
Vorbereitung: Die wichtigste Phase beginnt lange vor dem Gespräch
Viele Führungskräfte denken bei einer Kündigung zuerst an das Gespräch selbst.
HR weiß: Die entscheidende Arbeit passiert lange vorher.
Bereits in der Vorbereitung treffen mehrere Perspektiven zusammen:
- People & Culture – fairer Umgang mit Mitarbeitenden
- Arbeitsrecht – rechtliche Sicherheit
- Prozessgestaltung – klare und nachvollziehbare Abläufe
Rechtliche Prüfung
Bevor überhaupt über ein Gespräch nachgedacht wird, müssen zentrale rechtliche Fragen geklärt werden.
Dazu gehören unter anderem:
- Greift das Kündigungsschutzgesetz?
- Welcher Kündigungsgrund liegt vor (personenbedingt, verhaltensbedingt, betriebsbedingt)?
- Besteht besonderer Kündigungsschutz, etwa durch Schwangerschaft, Elternzeit oder Schwerbehinderung?
- Wurden notwendige Abmahnungen ausgesprochen?
- Stimmen Kündigungsfristen und Vertragsgrundlagen?
Gerade hier zeigt sich, wie wichtig eine enge Zusammenarbeit zwischen HR und Führungskraft ist.
Dokumentation und Faktenlage
Eine Kündigung sollte niemals auf Bauchgefühl basieren.
Entscheidend ist eine klare und nachvollziehbare Faktenlage. Dazu gehört beispielsweise:
- welche Gespräche bereits geführt wurden
- welche Erwartungen kommuniziert wurden
- welche Entwicklungsmaßnahmen angeboten wurden
- wie Leistungs- oder Verhaltensprobleme dokumentiert wurden
Je besser diese Grundlage vorbereitet ist, desto stabiler ist die Entscheidung – sowohl juristisch als auch organisatorisch.
Rollenklärung im Unternehmen
Kündigungen sind selten ein reines HR-Thema.
Je nach Situation können mehrere Rollen beteiligt sein:
- Führungskraft – trifft die Entscheidung und führt das Gespräch
- HR – prüft rechtliche Aspekte und strukturiert den Prozess
- Geschäftsführung – bei sensiblen Fällen
- Betriebsrat – sofern vorhanden
Klare Rollen und Zuständigkeiten verhindern Unsicherheit und Missverständnisse im Prozess.
Das Setting der Kündigung: Wann, wo und wie
Neben der rechtlichen Vorbereitung wird ein Aspekt häufig unterschätzt: das Setting der Kündigung.
Wann findet das Gespräch statt?
Wo wird es geführt?
Wie wird die Kündigung übergeben?
Diese Fragen wirken organisatorisch – haben aber großen Einfluss darauf, wie respektvoll und professionell die Situation erlebt wird.
Der richtige Zeitpunkt
Kündigungen werden häufig zu Beginn eines Arbeitstages ausgesprochen.
Das hat praktische Gründe:
- HR und Führungskraft sind erreichbar
- organisatorische Fragen können direkt geklärt werden
- erste Schritte wie Freistellung oder Übergaben können besprochen werden
Gespräche kurz vor Feierabend oder vor dem Wochenende können dagegen dazu führen, dass Mitarbeitende mit vielen offenen Fragen allein gelassen werden.
Der passende Rahmen
Der Ort des Gesprächs sollte diskret und ungestört sein.
Idealerweise:
- ein neutraler Besprechungsraum
- ohne Publikumsverkehr
- ohne Zeitdruck
Kündigungen im offenen Büro oder in spontanen Video-Calls ohne Vorbereitung wirken schnell respektlos – selbst wenn sie juristisch korrekt sind.
Die formale Übergabe der Kündigung
In Deutschland gilt ein klarer rechtlicher Grundsatz:
Eine Kündigung ist nur wirksam, wenn sie schriftlich erfolgt (§ 623 BGB).
Das bedeutet:
- E-Mail ist unwirksam
- Slack- oder Teams-Nachrichten sind unwirksam
- SMS ebenfalls
Auch digitale Unterschriftssysteme wie DocuSign, Adobe Sign oder vergleichbare E-Signature-Tools erfüllen diese Formanforderung derzeit nicht. Für eine wirksame Kündigung ist weiterhin eine eigenhändig unterschriebene Kündigung im Original erforderlich.
In der Praxis gibt es daher meist zwei Varianten:
- persönliche Übergabe im Gespräch
- schriftliche Zustellung (z. B. durch Boten oder Einwurf-Einschreiben)
Auch wenn die Kündigung formal ein Dokument ist, bleibt sie immer eine sehr persönliche Situation für die betroffene Person. Deshalb sollte – wann immer möglich – ein Gespräch stattfinden.
Emotionen zulassen
Reaktionen auf Kündigungen können sehr unterschiedlich sein: Überraschung, Wut, Enttäuschung oder auch Erleichterung.
Wichtig ist, der betroffenen Person Raum für diese Reaktionen zu geben und respektvoll zu bleiben.
Gleichzeitig kann es Situationen geben, in denen Emotionen sehr stark werden oder ein Gespräch nicht mehr konstruktiv geführt werden kann. In solchen Fällen kann es sinnvoll sein, das Gespräch kurz zu unterbrechen oder zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen.
Wichtig ist dabei jedoch: Die Übergabe der Kündigung sollte dennoch erfolgen, damit die Kündigung rechtlich als zugestellt gilt. Weitere Fragen oder Gespräche können anschließend in einem separaten Termin stattfinden.
Durchführung: Das Kündigungsgespräch
Das Kündigungsgespräch ist meist der emotionalste Teil des Prozesses. Hier treffen eine unternehmerische Entscheidung und eine sehr persönliche Situation für die betroffene Person aufeinander.
Aus HR-Perspektive hat sich bewährt, dass ein solches Gespräch nicht von einer einzelnen Person geführt wird. In der Regel nehmen sowohl die Führungskraft als auch eine HR-Vertretung teil.
Das hat mehrere Vorteile:
- HR kann bei rechtlichen oder prozessualen Fragen unterstützen
- die Führungskraft bleibt klar in ihrer Rolle als Entscheidungsträger positioniert
- die Situation kann strukturierter und professioneller begleitet werden
Gerade bei schwierigen Gesprächen kann eine zweite Person dazu beitragen, dass das Gespräch ruhig, klar und respektvoll geführt wird.
Klarheit statt ausführlicher Erklärungen
Menschen merken in der Regel sehr schnell, worum es in einem solchen Gespräch geht. Deshalb gilt: klar, respektvoll und direkt kommunizieren.
Beispielsweise:
„Wir haben uns entschieden, das Arbeitsverhältnis zu beenden.“
Gleichzeitig ist es wichtig, im Kündigungsgespräch nicht zu viele Detaildiskussionen zu führen. Aus arbeitsrechtlicher Perspektive kann es problematisch sein, Kündigungen im Gespräch sehr ausführlich zu begründen oder in längere argumentierende Diskussionen einzusteigen.
Viele Fragen lassen sich besser in einem separaten Folgetermin klären – etwa zu Übergaben, organisatorischen Abläufen oder weiteren Details.
Das Kündigungsgespräch selbst dient in erster Linie dazu,
- die Entscheidung klar zu kommunizieren
- die Kündigung zu übergeben
- und die nächsten Schritte zu erläutern.
Emotionen zulassen
Reaktionen auf Kündigungen können sehr unterschiedlich sein: Überraschung, Wut, Enttäuschung oder auch Erleichterung.
Wichtig ist, der betroffenen Person Raum für diese Reaktionen zu geben und respektvoll zu bleiben.
Gleichzeitig kann es Situationen geben, in denen Emotionen sehr stark werden oder ein Gespräch nicht mehr konstruktiv geführt werden kann. In solchen Fällen kann es sinnvoll sein, das Gespräch kurz zu unterbrechen oder zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen.
Wichtig ist dabei jedoch: Die Übergabe der Kündigung sollte dennoch erfolgen, damit die Kündigung rechtlich als zugestellt gilt. Weitere Fragen oder Gespräche können anschließend in einem separaten Termin stattfinden.
Nachbereitung: Der unterschätzte Teil
Viele Unternehmen konzentrieren sich stark auf das Kündigungsgespräch selbst. Die eigentliche Wirkung entsteht jedoch häufig danach.
Für die betroffene Person
Zur Nachbereitung gehören unter anderem:
- Klärung von Resturlaub und Freistellung
- Erstellung von Arbeitszeugnis und Bescheinigungen
- Übergaben und Rückgabe von Arbeitsmitteln
Auch die Möglichkeit für ein weiteres Gespräch kann hilfreich sein, um offene Fragen zu klären.
Für das Team
Eine Kündigung wirkt immer auch in das Team hinein.
Kolleg:innen stellen sich Fragen:
- Was ist passiert?
- Wie geht es weiter?
- Wer übernimmt Aufgaben?
Eine kurze und klare Einordnung kann Unsicherheit reduzieren und Vertrauen in Führung und HR stärken.
Für HR und Führungskräfte
Nach Kündigungen lohnt sich auch eine interne Reflexion:
- Haben wir früh genug reagiert?
- Waren Erwartungen klar kommuniziert?
- Haben unsere Prozesse funktioniert?
Solche Fragen helfen, zukünftige Situationen besser zu gestalten.
Impuls aus dem HR BarCamp Berlin
Der Anlass für diesen Artikel war eine Session beim HR BarCamp Berlin, an der unsere Director HR Services, Sonja Wehner, teilgenommen hat.
Das Format des BarCamps unterscheidet sich bewusst von klassischen Konferenzen. Statt vorbereiteter Vorträge entstehen die Sessions spontan aus Fragen der Community.
Rund 200 HR-Praktiker:innen, Recruiter:innen, Berater:innen und Wissenschaftler:innen diskutieren dort Themen, die sie wirklich beschäftigen – von Vergütungssystemen über AI-Use-Cases bis hin zu schwierigen Führungsfragen.
Die Session zur „perfekten Kündigung“ war sehr gefragt. Vielleicht, weil Kündigungen zu den Themen gehören, über die man selten öffentlich spricht – obwohl sie im HR-Alltag eine große Rolle spielen.
Gerade deshalb sind solche offenen Diskussionen wichtig. Sie zeigen, dass HR nicht nur über Prozesse spricht, sondern auch über Haltung, Verantwortung und Professionalität im Umgang mit schwierigen Situationen.
Fazit
Die perfekte Kündigung gibt es vermutlich nicht.
Aber es gibt Kündigungen, die professionell vorbereitet, klar kommuniziert und respektvoll umgesetzt werden. Und genau darin zeigt sich häufig die Qualität von HR-Arbeit.
Unternehmen, die Kündigungen strukturiert vorbereiten, transparente Prozesse schaffen und auch die Zeit nach dem Gespräch aktiv gestalten, reduzieren nicht nur Risiken – sie stärken auch Vertrauen im Team.
Denn gerade in schwierigen Momenten wird sichtbar, wofür eine Organisation wirklich steht.
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