KUNO

Compliance gehört zu den Themen im HR-Alltag, die oft erst dann sichtbar werden, wenn ein konkreter Anlass entsteht. Solange Prozesse funktionieren, Verträge erstellt sind und Gehälter korrekt abgerechnet werden, scheint alles gut organisiert. Erst wenn ein Audit angekündigt wird, Investoren Informationen anfordern oder neue regulatorische Anforderungen umgesetzt werden müssen, zeigt sich, wie belastbar die zugrunde liegenden Strukturen wirklich sind.

Im Webinar „Compliance Challenges for HR Teams“, organisiert von Leapsome, diskutierten Erica Ancobia (CEO von KUNO) und Sammie Masley (Sr. People Ops Manager von Leapsome) über typische Herausforderungen in der HR-Praxis in Deutschland sowie in den USA und darüber, warum Compliance-Lücken häufig nicht durch mangelnde Sorgfalt entstehen, sondern durch fragmentierte Systeme, fehlende Dokumentation oder unklare Verantwortlichkeiten zwischen Teams.

Viele der angesprochenen Themen zeigen sich auch im Alltag von HR- und Payroll-Teams: Informationen liegen in verschiedenen Tools, Entscheidungen sind nicht ausreichend dokumentiert oder Prozesse existieren nur implizit. Dieser Artikel greift zentrale Erkenntnisse aus dem Webinar auf und vertieft sie mit praktischen Beispielen aus der HR-Praxis.

Wer sich das Gespräch zwischen Erica und Sammie im Detail ansehen möchte, findet hier die vollständige Aufzeichnung des Webinars (auf Englisch).

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Warum Compliance-Probleme selten plötzlich entstehen

Compliance-Risiken entstehen selten über Nacht. In den meisten Fällen entwickeln sie sich schrittweise im operativen Alltag.

Mit dem Wachstum eines Unternehmens entstehen neue Systeme, neue Rollen und neue Schnittstellen zwischen Teams. HR arbeitet enger mit Finance zusammen, Payroll-Prozesse werden komplexer und neue regulatorische Anforderungen kommen hinzu. Gleichzeitig steigt der Bedarf an Dokumentation – etwa durch Investoren, externe Prüfer oder gesetzliche Vorgaben.

Viele Risiken entstehen dabei nicht durch fehlende Aufmerksamkeit, sondern durch gewachsene Strukturen. Informationen werden in verschiedenen Systemen gespeichert, Prozesse werden im Team mündlich weitergegeben oder Verantwortlichkeiten sind nicht eindeutig definiert.

Solange niemand gezielt danach fragt, fällt das kaum auf. Erst wenn ein Audit ansteht, eine Due-Diligence-Prüfung vorbereitet wird oder eine neue Führungskraft Transparenz verlangt, müssen diese Strukturen plötzlich nachvollziehbar sein.

Dann zeigt sich schnell, ob HR-Prozesse bereits auditfähig sind – oder ob Informationen erst aus verschiedenen Quellen zusammengesucht werden müssen.

Frühe Warnsignale für Compliance-Risiken

Ein überraschend zuverlässiger Indikator für strukturelle Compliance-Risiken ist Stress bei scheinbar einfachen Fragen.

Wenn HR-Teams für grundlegende Informationen mehrere Systeme durchsuchen müssen, kann das ein erstes Warnsignal sein. Besonders in wachsenden Unternehmen zeigt sich dieser Effekt häufiger, als man denkt.

Typische Beispiele sind Anfragen wie:

der aktuelle Headcount nach Standort oder Abteilung

eine Übersicht über Bonuszahlungen eines bestimmten Jahres

die Dokumentation eines Onboarding-Prozesses

die Kriterien hinter Vergütungsentscheidungen

Solche Fragen wirken zunächst trivial. Wenn sie jedoch nur beantwortet werden können, indem Daten aus verschiedenen Systemen zusammengeführt werden, entsteht unnötiger Aufwand – und gleichzeitig steigt das Risiko für Inkonsistenzen.

In vielen Fällen ist dieser „System-Hopping“-Effekt ein Hinweis darauf, dass Prozesse und Datenstrukturen stärker konsolidiert werden sollten.

Typische Compliance-Herausforderungen im HR-Alltag

In der Praxis zeigen sich immer wieder ähnliche Muster. Sie entstehen meist nicht durch Fehlverhalten, sondern durch gewachsene Strukturen im Unternehmen.

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Fragmentierte Systeme und Datenlandschaften

Viele Organisationen arbeiten mit einer Vielzahl unterschiedlicher Systeme für HR-, Payroll- und Finance-Prozesse. Mit dem Wachstum kommen häufig neue Tools hinzu – etwa für Recruiting, Performance Management oder Benefits.

Typische Beispiele sind:

HR-Systeme

Payroll-Systeme

Finance-Tools

Performance-Management-Plattformen

Recruiting-Systeme

Benefitsysteme

Bonuslisten oder Vergütungsübersichten

Dokumentenmanagementsysteme

Das eigentliche Problem entsteht dabei nicht durch einzelne Tools, sondern durch fehlende Verbindungen zwischen ihnen.

Gerade bei Themen wie Vergütung oder Bonuszahlungen arbeiten HR, Payroll und Finance eng zusammen. Wenn relevante Daten jedoch in unterschiedlichen Systemen liegen, müssen Informationen regelmäßig manuell zusammengeführt werden. Das erhöht nicht nur den operativen Aufwand, sondern auch das Risiko für Inkonsistenzen.

Technologie kann dabei helfen, solche Fragmentierungen zu reduzieren. Moderne HR-Plattformen bündeln verschiedene HR-Prozesse in einer zentralen Umgebung und schaffen damit eine bessere Grundlage für Compliance, Transparenz und Dokumentation.

Ein Beispiel ist die Plattform Leapsome, die HRIS-Funktionen mit Performance-Management, Feedbackprozessen und Workflow-Automationen verbindet. Gerade bei Compliance-relevanten Themen kann eine solche Struktur helfen, Informationen konsistent zu dokumentieren und Prozesse transparenter zu gestalten.

Wenn beispielsweise Genehmigungsprozesse für Vergütungsanpassungen, Feedbackzyklen oder organisatorische Änderungen über klar definierte Workflows laufen, entsteht automatisch eine nachvollziehbare Dokumentationsspur. Gleichzeitig reduziert sich der manuelle Aufwand, der sonst häufig entsteht, wenn Daten aus verschiedenen Tools zusammengetragen werden müssen.

Für HR-Teams bedeutet das nicht nur mehr Übersicht über ihre Prozesse, sondern auch eine stabilere Grundlage für Audits, Reporting oder interne Abstimmungen mit Payroll, Finance oder Legal.

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Fehlende Dokumentation von Entscheidungsgrundlagen

Audits prüfen selten nur Zahlen. Häufig geht es um die Frage, warum bestimmte Entscheidungen getroffen wurden.

Ein typisches Beispiel sind Vergütungsentscheidungen. Wenn etwa Bonuszahlungen, individuelle Benefits oder Anpassungen der Vergütung vorgenommen werden, erwarten Prüfer in der Regel eine nachvollziehbare Begründung.

Besonders relevant ist hier die Dokumentation von:

Bonusentscheidungen

individuellen Benefits

Vergütungsanpassungen

Abweichungen von Standardregelungen

Nachvollziehbarkeit von Gehaltsunterschieden

Solange die verantwortlichen Personen noch im Unternehmen tätig sind, lassen sich viele dieser Fragen meist schnell klären. Schwieriger wird es jedoch, wenn Entscheidungen Jahre später überprüft werden oder wenn die zuständigen Personen nicht mehr im Unternehmen arbeiten.

Ein häufiger Audit-Befund ist deshalb nicht ein falscher Prozess – sondern ein fehlender Kontext.

Prozesse existieren – aber nur im Kopf einzelner Personen

Viele HR-Prozesse wirken im Alltag unkompliziert. Solange dieselben Personen sie regelmäßig durchführen, funktionieren sie meist reibungslos.

Typische Beispiele sind etwa Onboarding-Prozesse, Offboarding-Abläufe, Vertragsverlängerungen oder Änderungen mit Payroll-Relevanz.

Erst wenn ein Audit ansteht oder eine neue Führungskraft nach einer Prozessbeschreibung fragt, wird sichtbar, wie viele Schnittstellen tatsächlich beteiligt sind. Ein scheinbar einfacher Ablauf umfasst plötzlich Abstimmungen mit IT, Finance, Payroll, Management und anderen Abteilungen.

In solchen Situationen hilft es, Prozesse strukturiert zu dokumentieren. KI kann dabei unterstützen, erste SOPs (Standard Operating Procedures) zu erstellen oder bestehende Abläufe zu strukturieren.

Wichtig ist dabei selbstverständlich, dass keine personenbezogenen Daten in solche Tools eingegeben werden und Datenschutzanforderungen eingehalten werden.

Unklare Verantwortlichkeiten zwischen Abteilungen

Viele Compliance-Risiken entstehen nicht innerhalb eines einzelnen Teams, sondern an den Schnittstellen zwischen Abteilungen.

HR arbeitet eng mit Payroll, Finance und teilweise auch mit Legal zusammen. Wenn Verantwortlichkeiten hier nicht klar definiert sind, entstehen schnell Lücken in der Kommunikation.

Typische Situationen sind beispielsweise:

Bonusentscheidungen werden von HR vorbereitet, aber nicht frühzeitig mit Finance für einen Budgetabgleich abgestimmt

Vertragsänderungen werden dokumentiert, erreichen Payroll jedoch zu spät

Variable Vergütung wird beschlossen, ohne dass Finance die Budgetwirkung bewertet

Freelancer werden operativ wie Mitarbeitende eingesetzt und abgerechnet, ohne rechtliche Prüfung der Beschäftigungsform

Solche Situationen entstehen meist nicht durch Fehler, sondern durch fehlende Abstimmungsstrukturen zwischen Teams.

Compliance-Risiken entstehen oft durch vorhersehbare Ereignisse

Interessanterweise werden viele Compliance-Lücken erst sichtbar, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt.

Typische Auslöser sind beispielsweise:

Leadership-Wechsel

Finanzierungsrunden

Due-Diligence-Prüfungen

interne oder externe Audits

regulatorische Änderungen

Ein aktuelles Beispiel ist die EU-Entgelttransparenzrichtlinie, die Unternehmen künftig stärker dazu verpflichtet, Gehaltsunterschiede nachvollziehbar zu dokumentieren (siehe auch unseren Blog-Artikel „Vorbereitung auf das Entgelttransparenzgesetz: Warum Entgelttransparenz ab 2026 zur strategischen HR-Aufgabe wird“).

Solche Entwicklungen führen dazu, dass Organisationen plötzlich Informationen bereitstellen müssen, die zuvor nie systematisch erfasst wurden.

Deutschland-spezifische Compliance-Themen

Unternehmen mit Mitarbeitenden in Deutschland stehen häufig vor zusätzlichen regulatorischen Anforderungen.

Neben gesetzlichen Vorgaben spielen auch verschiedene Prüfungen und Audits eine Rolle, auf die sich Unternehmen vorbereiten sollten.

Dazu gehören beispielsweise:

Sozialversicherungsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung

Lohnsteueraußenprüfung durch das Finanzamt

Datenschutzprüfungen

Arbeitsschutzprüfungen

Audits im Rahmen von ISO-Zertifizierungen

Prüfungen durch Wirtschaftsprüfer

Audits im Rahmen von M&A-Prozessen

Due-Diligence-Prüfungen bei Investitionen

HR- und Payroll-Prüfungen während Funding-Runden

Gerade internationale Unternehmen unterschätzen häufig die Komplexität der deutschen HR- und Payroll-Regulatorik. Eine strukturierte Dokumentation und klare Prozesse erleichtern die Vorbereitung auf solche Prüfungen erheblich.

Prozesse dokumentieren – auch mit Unterstützung von KI

Ein weiterer praktischer Hebel zur Reduzierung von Compliance-Risiken ist eine bessere Dokumentation von Prozessen.

Viele HR-Abläufe funktionieren im Alltag sehr gut, sind aber nie formal beschrieben worden. Erst wenn eine externe Prüfung stattfindet oder neue Teammitglieder eingearbeitet werden müssen, wird deutlich, wie viel Wissen implizit im Team vorhanden ist.

Hier können KI-Tools eine sinnvolle Unterstützung sein, um Prozesse schneller zu strukturieren und erste Dokumentationen zu erstellen. Sie können beispielsweise helfen,

bestehende Abläufe in Prozessschritte zu übersetzen

erste Standard Operating Procedures (Standardarbeitsanweisungen) zu formulieren

Workflows und Verantwortlichkeiten sichtbar zu machen

Dokumentationsentwürfe zu strukturieren

Wichtig ist dabei selbstverständlich, dass keine personenbezogenen oder sensiblen Daten in solche Tools eingegeben werden und Datenschutzanforderungen eingehalten werden.

Der entscheidende Punkt ist: Prozesse müssen nicht perfekt dokumentiert sein, um hilfreich zu sein. Schon eine erste strukturierte Beschreibung schafft Transparenz und reduziert langfristig das Risiko, dass Wissen nur im Kopf einzelner Personen vorhanden ist.

Worauf sich HR-Teams in den nächsten drei bis sechs Monaten konzentrieren sollten

Eine abschließende Frage im Webinar lautete: Wenn HR-Teams in den nächsten drei bis sechs Monaten eine Priorität setzen sollten, um Compliance-Risiken zu reduzieren – welche wäre das?

Die Empfehlung lautete: Vorbereitung durch Bewusstsein.

Viele Compliance-Herausforderungen entstehen nicht überraschend. Bestimmte Prüfungen, regulatorische Anforderungen oder Investorenfragen sind in vielen Unternehmen absehbar. Deshalb lohnt es sich, frühzeitig zu überlegen, welche Themen realistisch auf das Unternehmen zukommen könnten.

HR-Teams können sich – gemeinsam mit anderen Abteilungen – beispielsweise folgende Fragen stellen:

Welche Audits sind in unserer Branche oder unserem Land üblich?

Welche Daten oder Dokumentationen werden dabei typischerweise geprüft?

Wo liegen diese Informationen aktuell im Unternehmen?

Könnten wir diese Daten innerhalb weniger Tage strukturiert bereitstellen?

Allein diese Analyse hilft oft schon, potenzielle Schwachstellen zu erkennen. Wer sich frühzeitig mit möglichen Prüfungen und Anforderungen beschäftigt, kann Prozesse und Dokumentationen gezielt vorbereiten – statt erst unter Zeitdruck reagieren zu müssen.

Fazit

HR-Compliance ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Viele Risiken entstehen nicht durch mangelnde Aufmerksamkeit, sondern durch fragmentierte Systeme, fehlende Dokumentation oder unklare Verantwortlichkeiten zwischen Teams.

Unternehmen, die frühzeitig klare Prozesse definieren, ihre Datenstrukturen konsolidieren und Verantwortlichkeiten transparent festlegen, reduzieren nicht nur Compliance-Risiken – sie schaffen auch eine stabile Grundlage für die Weiterentwicklung ihrer HR-Strukturen.

Technologie kann dabei unterstützen, Prozesse zu strukturieren und Dokumentation zu vereinfachen. Gleichzeitig bleibt eine klare Zusammenarbeit zwischen HR, Payroll, Finance und gegebenenfalls Legal entscheidend.

Wer Compliance frühzeitig strukturiert angeht, reduziert nicht nur Risiken, sondern schafft auch mehr Zeit für strategische HR-Arbeit.

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