Heute: Digitale bAV-Plattformen

Inzwischen gibt es spezialisierte Partner, die bAV als integrierten Service anbieten, zum Beispiel Insurancy.

Diese Anbieter kombinieren:

• digitale Beratung
• transparente Vergleichsmodelle
• Mitarbeitenden-Kommunikation
• Verwaltungsplattform
• Unterstützung bei Onboarding und Offboarding
• Schnittstellen zur Payroll

Das bedeutet: HR muss nicht mehr jede Vertragsänderung einzeln koordinieren.

Für HR-Teams und Mitarbeitende ergeben sich daraus mehrere praktische Vorteile:

• Entlastung von HR
  Kommunikation, Beratung und Vertragsmanagement laufen strukturiert über eine Plattform.
• Transparenz für Mitarbeitende
  Digitale Dashboards schaffen Klarheit über Beiträge und Prognosen.
• Standardisierte Prozesse
  Weniger individuelle Sonderlösungen, mehr Systematik.
• Compliance-Sicherheit
  Dokumentation und Arbeitgeberzuschuss werden sauber abgebildet.
• Skalierbarkeit
  Gerade bei wachsenden Teams entscheidend.

Trotz dieser Vorteile bleibt ein wichtiger Punkt bestehen: Die Verantwortung für die betriebliche Altersversorgung liegt weiterhin beim Arbeitgeber.

Auch bei der Nutzung einer Plattform gilt:

• Der Arbeitgeber ist Vertragspartner.
• Die korrekte Umsetzung in der Payroll liegt intern oder beim Payroll-Dienstleister.
• Haftungsfragen können nicht vollständig ausgelagert werden.

Deshalb braucht es intern klare Zuständigkeiten und eine abgestimmte Zusammenarbeit zwischen HR, Finance und Payroll.

6. Aufräumen in HR- und Payroll-Systemen

Während das operative Tagesgeschäft oft kaum Zeit lässt, ist das Jahresende eine gute Gelegenheit, in den eigenen Systemen Ordnung zu schaffen. Es geht nicht um theoretische Audits, sondern um pragmatische Aufräumarbeit.

In vielen HR Information Management Systemen und Payroll-Datenbanken sammeln sich im Laufe des Jahres unvollständige oder veraltete Einträge. Jetzt kann geprüft werden,

• ob alle relevanten Informationen gepflegt und aktuell sind,

• ob es Bereiche gibt, die im Alltag kaum genutzt werden und im neuen Jahr reduziert oder geschlossen werden können,

• und ob interne Strukturen oder Informationsfelder angepasst werden sollten, um das System schlanker und effizienter zu gestalten.

Auch der Blick auf Aufbewahrungsfristen und Löschrichtlinien ist sinnvoll: Welche personenbezogenen Daten dürfen oder müssen gelöscht werden? Welche Dokumente unterliegen noch Aufbewahrungspflichten? Wer hier regelmäßig prüft, vermeidet unnötige Datenspeicherung, wahrt Datenschutzvorgaben und spart langfristig Speicher- und Verwaltungskosten.

Fazit: Diese Aufräumarbeit schafft Ordnung, Klarheit und Datensicherheit. Sie spart Zeit im Folgejahr und sorgt dafür, dass HR- und Payroll-Prozesse auf einer sauberen, aktuellen Basis starten – ein kleiner Aufwand mit großer Wirkung.

Kosten-Nutzen & strategische Überlegungen

Die Entscheidung, ob HR-Aufgaben intern aufgebaut oder extern im CoSourcing-Modell bearbeitet werden, hängt für viele Unternehmen auch von wirtschaftlichen und strategischen Überlegungen ab. Interne HR-Strukturen bringen in der Regel fixe Kosten mit sich: Gehälter für Fachkräfte, Kosten der Rekrutierung, Investitionen in Systeme, Lizenzen und regelmäßige Weiterbildungen. Diese laufenden Aufwendungen können insbesondere für kleinere Unternehmen oder in Wachstumsphasen eine erhebliche Belastung darstellen – und gleichzeitig die Flexibilität einschränken.

Ein CoSourcing-Team dagegen wird bedarfsbezogen eingesetzt und kann deutlich effizienter gesteuert werden. Der Zugriff auf ein eingespieltes Expertenteam, das sich regelmäßig abstimmt und relevante Aufgaben übernimmt, reduziert die typischen Risiken, die mit Einzelpersonen einhergehen – etwa Ausfallzeiten, Wissenslücken oder Verzögerungen.

Hinzu kommt der technologische Hebel: In vielen CoSourcing-Modellen sind moderne HR- und Payroll-Tools direkt mit eingebunden. Automatisierungen, strukturierte Prozesse und digitale Workflows führen zu Zeitersparnis, geringerer Fehleranfälligkeit und mehr Klarheit. Gerade bei komplexen Themen wie Lohnabrechnung, Sozialversicherung oder rechtlichen Sonderfällen schützt ein erfahrenes Team aktiv vor Rückfragen, Nachzahlungen oder Compliance-Risiken.

Für Geschäftsführungen bedeutet das: Weniger operative Belastung, mehr strategischer Freiraum – und ein klar planbares Kostenmodell, das sich am tatsächlichen Bedarf orientiert.

Persönliche Haltung & Learnings

Erica gibt im Podcast auch persönliche Einblicke – etwa in ihr Familienleben und wie sich Berufs- und Privatleben gegenseitig prägen. Ein Leitgedanke lautet: Mut, Neues auszuprobieren – auch bei Unsicherheit. Ihre Frage:

„What’s the worst thing that can happen to me?“

wird zur Haltung.

Austausch, Selbstreflexion und der Blick auf Erfahrungen anderer sind für sie zentrale Treiber. Eines ihrer Lieblingszitate:

„Experience is what you get when you didn’t get what you wanted.“

Diese Haltung prägt nicht nur ihren Werdegang, sondern auch die Botschaft, die sie weitergibt: offen sein, Neues probieren, Quereinstiege zulassen und Fehler als wertvolle Erfahrung sehen.

Digitale Unterstützung: Leapsome als HR-Partner

Im Webinar wurde außerdem gezeigt, wie ein modernes HR-Management-System wie Leapsome dazu beiträgt, Payroll-Prozesse zu vereinfachen.

Über zentrale Datenverwaltung, transparente Abwesenheitsübersichten und automatisierte Reports lassen sich Payroll-relevante Informationen deutlich effizienter managen. Besonders für wachsende Unternehmen ist das entscheidend, um Ordnung in den Datenfluss zu bringen.

👉 Mehr über Leapsome erfährst du hier: www.leapsome.com

Das Statusfeststellungsverfahren in Kürze

Das Statusfeststellungsverfahren der Deutschen Rentenversicherung (DRV) ist ein offizielles Verfahren, um verbindlich zu klären, ob eine Tätigkeit selbstständig oder abhängig ist.

Ablauf in Kürze:

• Antrag durch Auftraggeber:in oder Auftragnehmer:in.

• Prüfung durch die DRV anhand von Unterlagen und tatsächlicher Zusammenarbeit.

• Schriftlicher Bescheid mit Bewertung.

• Möglichkeit zum Widerspruch bei Unstimmigkeiten.

Wichtig: Das Verfahren ist keine kurzfristige Prüfung, sondern ein formaler Prozess, der – abhängig von der Komplexität und Auslastung der DRV – mehrere Wochen bis hin zu einigen Monaten dauern kann. Unternehmen sollten diese Zeitspanne einplanen und die Ergebnisse abwarten, bevor sie langfristige Vertragsentscheidungen treffen.

Ein solches Verfahren ist besonders empfehlenswert bei langfristigen Kooperationen, neuen Rollen oder unklaren Vertragsverhältnissen.

Ein langfristiger Kulturindikator

Über die Jahre hat sich unser Heartbeat in alle Richtungen entwickelt – von Phasen mit negativen Werten, als wir durch turbulente Zeiten gingen, bis hin zu 100 % positiver Bewertung, als das Team besonders stabil und zufrieden war.

Diese Schwankungen sind kein Zeichen von Instabilität, sondern von Ehrlichkeit. Sie zeigen, dass der eNPS keine Momentaufnahme ist, sondern ein lebendiger Indikator für Teamkultur, Zusammenhalt und Vertrauen.

Ein stabil hoher eNPS über längere Zeit steht für ein gefestigtes Miteinander und nachhaltige Zufriedenheit. Ein plötzlicher Rückgang dagegen signalisiert Handlungsbedarf – und ermöglicht, früh gegenzusteuern. Genau darin liegt die Stärke des eNPS: Er macht sichtbar, wo es dem Unternehmen gutgeht, und wo Unterstützung gebraucht wird.

Typische Baustellen in der Praxis

In der Praxis zeigen sich häufig drei zentrale Herausforderungen:

• Fehlende oder uneinheitliche Vergütungslogiken

• Unzureichende Datenqualität in HR- und Payroll-Systemen

• Unsicherheit in der internen Kommunikation

Gerade der kommunikative Aspekt wird oft unterschätzt. Mehr Transparenz bedeutet nicht automatisch mehr Akzeptanz. Mitarbeitende werden Fragen stellen, Vergleiche ziehen und nachvollziehbare Erklärungen erwarten. HR übernimmt hier eine Übersetzungsrolle zwischen Zahlen, Systemen und gelebter Fairness.